У бухгалтерському обліку верхній запис журналу - це ручна корекція, зареєстрована на корпоративному рівні, часто при підготовці консолідованої фінансової звітності материнської компанії та її дочірніх компаній. Хоча такі записи можуть бути дійсними, вони часто використовуються для закріплення шахрайства шляхом закриття прогалин між фактичними результатами операції та результатами, повідомленими громадськості інвесторів.
Законні та незаконні використання
Достовірне використання записів у верхній частині журналу може полягати в розподілі деяких доходів або витрат материнської компанії дочірнім компаніям, щоб точно відобразити ділову активність. Однак, коригування на верхній стороні також можуть бути використані для неналежного зменшення рахунків відповідальності, збільшення доходів або зменшення витрат. Компанії, що підлягають злиттям, придбанням або реструктуризацією, є особливо схильними до шахрайських неправомірних звернень з боку журналу.
Зміни не протікають
Записи верхньої сторони, як правило, не відображаються як записи в головній книзі, тобто вони не підпадають під стандартний контроль фінансової системи. Записи не проходять через допоміжні книги, тому керівництво дочірнього підприємства часто не знає про ці операції і не може їх підтвердити.
Консультації для аудиторів
Центр якості аудиту консультує аудиторів шукати ручне коригування записів, включаючи вхідні дані з журналу, зроблені після закриття фінансового звітного періоду. Потім аудитори повинні розглянути, чому було внесено запис, хто це зробив, чи була ця особа дозволена записувати запис, коли запис було записано, та основні докази, що підтверджують запис.
Налаштування внутрішніх елементів керування
Бухгалтери, відповідальні за систему бухгалтерського обліку компанії, можуть встановлювати контролі, щоб забезпечити правильне використання вхідних даних. Ці контролі можуть включати безпосередньо генерування списку записаних записів верхньої сторони з облікової системи перед складанням остаточної фінансової звітності. Інша пропозиція, якщо вхідні дані на верхній стороні мають бути тимчасовими, це встановити систему на автоматичне повернення. Інші засоби контролю включають надання системним правам лише одного або двох осіб для запису цих типів записів і переконання, що вищі керівники схвалюють всі такі записи до їх розміщення.
