Кращі практики управління контрактами рекомендують регулярні перевірки відповідності контрактів. Однак, на відміну від аудитів фінансових звітів, які зазвичай проводяться щорічно, перевірки контрактів відбуваються частіше. Наприклад, графік аудиту для інженерних та будівельних контрактів часто включає щомісячні перевірки платежів, а також щоквартальні, піврічні або річні аудиторські перевірки для довших проектів. Повністю розуміння процедур аудиту відповідності підвищує шанси вилучити помилки, які в іншому випадку можуть призвести до марнотратних витрат і перевищення витрат.
Встановити цілі аудиту
У випадках, коли перегляд відбувається в межах життєвого циклу договору, визначатимуться цілі аудиту. Контрольний аудит - той, що відбувається на початку контрактного циклу - зазвичай зосереджується на оцінці процесів підрядника та внутрішнього контролю. Мета полягає в тому, щоб покращити комунікацію та визначити та оптимізувати процеси, які ризикують перевитрати коштів. Аудит відновлення - той, що відбувається щомісяця або до моменту остаточного платежу за контрактом - шукає розбіжності в платежах, такі як недійсні, завищені та повторювані платежі. Мета полягає в тому, щоб запобігти помилкам оплати та відновити переплати.
Зберіть аудиторську групу
При вирішенні питання про розмір і склад групи з аудиту розгляньте розмір і складність контракту. Як мінімум, команди з аудиту контролю та відновлення повинні включати керівника контракту, представника відділу бухгалтерського обліку та нейтральної третьої сторони. Проте, великі або складні контракти можуть вимагати додаткових членів команди, які знайомі з процедурами управління контрактами та аудиту. Якщо аудит розкриває шахрайські дії, може знадобитися залучити досвідченого судового бухгалтера або слідчого з шахрайства.
Процедури контрольного аудиту
Контрольний аудит розглядає, головним чином, процедури виставлення рахунків та платежів та профілактичний контроль. Процедури включають інтенсивну перевірку контракту, а також підрядників і платіжних рахунків і платіжних процедур введення даних. У огляді розглядаються питання адекватного внутрішнього контролю, такого як розподіл обов'язків, система дозволів та інформаційна безпека. Тести можуть включати створення, обробку та оплату зразка рахунка-фактури, що часто призводить до навмисних помилок, щоб перевірити ефективність існуючих контролів.
Процедури аудиту відновлення
Щомісячний аудит відновлення звіряє останній звіт про вартість роботи підрядника з сумами, виставленими протягом поточного періоду. Аудитори починають з перегляду звіту про витрати на роботу і порівнюючи його з умовами оплати та умовами оплати. Базуючись на наявності будь-яких червоних прапорів, аудитори можуть вибирати та перевіряти лише декілька або багато зразкових угод для різних видів витрат, таких як витрати на працю, матеріали, адміністративні та накладні витрати. Випробування транзакцій зазвичай складаються з перерахунків та побудови аудиторських стежок. Згідно з даними компанії KPMG, аудиторської, податкової та консультаційної служб, аудитори шукають розбіжності, такі як значні понаднормові витрати, перекласифікація витрат, нарахування витрат, незвичайні або відсутні описи витрат, великі або незвичайні доларові суми, витрати, понесені до початку контракту, та накладні витрати на домашньому офісі витрати.
Створіть наступний звіт
Після проведення аудиту група готує та подає остаточний звіт власнику бізнесу та підряднику, як правило, під час особистої зустрічі. Хоча висновки визначають, скільки інформації містить звіт, акцент робиться на виявленні, поясненні та наданні рекомендацій для виправлення розбіжностей або неефективних процедур. Аудитори також вказують цілі, а також пояснюють процедури розгляду контракту та аудиту.
