Аудит якості є важливою складовою надання допомоги малим підприємствам для зростання та процвітання, оскільки вони надають можливість оцінити ефективність бізнесу та стратегії управління витратами. Незалежно від того, чи зосереджується аудит на продуктах або процесах, результати допомагають менеджерам визначити, наскільки добре працюють стратегії, визначити причину проблем і, якщо необхідно, вжити коригувальних дій. Знання про проведення внутрішнього аудиту якості є важливим кроком у забезпеченні успіху вашого бізнесу.
Попередній огляд
Заходи, які ви вживаєте перед проведенням перевірки якості на місці, можуть визначити ефективність аудиту. Процес починається з формулювання детального плану аудиту, який функціонує як дорожня карта для проведення перевірки на місці. Вкажіть часові рамки, область аудиту та місцезнаходження аудиту. Збирати та переглядати письмові документи, включаючи політику управління якістю для продукту або процесу, стандартні операційні процедури та інструкції. Вирішуйте та розробляйте попередній перелік особистих інтерв'ю для проведення обстеження на місці. Майте на увазі, що попередній список, який зазвичай включає менеджера відділу або керівника та ключових співробітників, може розширюватися під час активної фази аудиту.
Зберіть аудиторські документи
Кожен член аудиторської групи повинен мати контрольний список аудиту, а також форми або магнітофон для запису інформації під час особистих інтерв'ю. Кожен член повинен також мати довідкові документи, такі як копії стандартних операційних процедур. Контрольний список є критичним для запису інформації та спостережень, а також для того, щоб переконатися, що ви нічого не забудете. Хоча конкретні пункти контрольного переліку будуть змінюватись залежно від департаменту, продукту або процесу, що перевіряється, контрольний список зазвичай складається з розділів, елементів оцінки в кожному розділі, системи оцінки та місця для коментарів. Загальні розділи включають організацію відділу, фізичне середовище роботи, компоненти системи якості, такі як SOP, і тестування продуктивності.
Проведення аудиту на місці
Огляд на місці зосереджується на зборі інформації, необхідної для визначення того, чи відповідає цей відділ стандартам контролю якості та встановленим процедурам контролю якості. Цей етап складається з кроків дії, включаючи спостереження, тестування та проведення особистих інтерв'ю. Найчастіше аудиторська група виконує певні завдання, такі як тестування продуктивності або якості та особисті інтерв'ю, за лаштунками. Це допомагає команді уникати переривання щоденних операцій якомога більше. Важливо розуміти, що, як і в особистих інтерв'ю, план аудиту та контрольний список можуть розширюватися за обсягом і глибиною оцінки, залежно від того, що ви виявите під час активної фази аудиту.
Завершення та подальша діяльність
«Реальна» робота починається після завершення активної фази аудиту. Заключний етап аудиту якості починається з наради, на якому розглядаються, розглядаються та визначаються кроки, необхідні для виправлення проблем якості та проблемних областей. Створіть управлінський звіт з деталізацією цієї інформації. Після того, як власник та менеджери закінчать перегляд результатів аудиту, необхідно провести стратегічне засідання, яке зосереджується на аналізі та ухваленні рішення про те, як - а іноді - включати рішення щодо поліпшення якості, надані аудиторською групою.
