Відділ закупівель у більшості організацій є критично важливим, оскільки він представляє великий відсоток від загальних витрат для всієї організації, а також тому, що він забезпечує постачання товарів та послуг, необхідних для роботи. Вартість неефективності та / або недосконалих процесів може бути дуже високою, оскільки вони вплинуть на всю організацію. Крім того, функція закупівель може бути особливо вразливою до шахрайства, оскільки вона передбачає видачу готівки. Оперативний аудит відділу закупівель може допомогти уникнути відходів, неефективності та шахрайства, тим самим додавши цінності до кінцевого результату організації.
Прийняти підхід до оцінювання ризиків до функцій відділу закупівель, замість того, щоб намагатися перевіряти всі функції на щорічній основі. Визначте функції відділу закупівель та оцініть ризики, пов'язані з кожним з них. Використання оцінки ризику є надзвичайно важливим, оскільки воно надає обмежені ресурси внутрішнього аудиту в тих областях, де вони найбільш необхідні.
Оцініть структуру внутрішнього контролю відділу закупівель. Використовуйте інтегровану систему COSO для оцінки. Ця модель допоможе поставити контролі в перспективу і допоможе зв'язати конкретні контролі з конкретною бізнес-діяльністю.
Виконувати перевірки тих контролів, які пов'язані з аудиторською діяльністю високого ризику.Отримайте або підготуйте процесуальні карти контролів, що проходять тестування, та виконайте проходження кожного з цих елементів, щоб перевірити, як вони функціонують. Вибір зразка даних для аудиторської діяльності та перевірка відповідності відповідним контролю.
Проаналізуйте результати контрольного тестування для виявлення будь-яких недоліків або контрольних невдач. Управління повинно бути обізнане з цими типами ситуацій, тому якнайшвидше можна вжити коригувальних заходів.
Виконати суттєві перевірки детальних даних для аудиторської діяльності. Ці тести повинні включати аналітичні процедури, а також тестування вихідної документації. Оскільки відділи закупівель, які ініціюють шахрайство з видачею готівки, викликають велике занепокоєння, аудитори повинні шукати показники шахрайства та / або аномалії в даних як частину аналітичних процедур.
Провести конференцію з керівниками відділу закупівель. Надайте перелік висновків та питань, які необхідно вирішити, та рекомендації щодо їх вирішення. Якщо виявлено шахрайство, його слід повідомляти вищому керівництву за межами відділу закупівель. Надайте менеджерам відділу закупівель можливість представити додаткову інформацію та / або докази, які можуть змінити результати аудиту та надати план коригувальних дій для усунення залишкових висновків аудиту та питань.
Напишіть аудиторський звіт на відповідний рівень управління та / або раду директорів. Включіть до звіту план корекційних дій від менеджерів відділу закупівель.
