Центральна роль відділу закупівель полягає в тому, щоб закуповувати товари або товари, що використовуються в роботі підприємства. При виконанні цієї ролі її цілі включають побудову та підтримку основних відносин з постачальниками, одержання найкращої вартості товарів та координація всієї відповідної документації.
Побудова та підтримка відносин з постачальниками
Історично, придбання значною мірою зосереджувалося на залученні заявок з метою отримання найменших можливих витрат. Проте, організація охорони здоров'я Університету штату Юта зазначає у своїй політиці закупівель, що на момент публікації процеси конкурсних торгів використовуються тільки за необхідності. Натомість багато компаній покладаються на відділи закупівель для виявлення потенційних постачальників, взаємодії з ними та розвитку довірчих відносин з кращими постачальниками. Цей підхід до відносин зміцнює спільні цілі постачальника і покупця і дозволяє підвищити гнучкість або адаптивність коли перешкоди ускладнюють природний потік логістики і розподілу.
Отримання найкращої вартості товарів
Тісно пов'язана з акцентом на підтримці відносин з постачальниками є метою отримання найкращої вартості товарів. "Найкраща цінність" передбачає баланс отримання розумних тарифів і якісної продукції. Наприклад, реселеру потрібні хороші ціни, щоб отримати прибуток, але для залучення покупців також потрібні якісні товари. Тому, відділ закупівель повинен порівняти цінові очки різних постачальників з якістю їх рішень. Університет Акрона в своєму керівництві з закупівель вказує, що його централізований відділ закупівель несе цю відповідальність за управління покупками в усіх організаційних відділах.
Координація відповідної документації
Процеси закупівлі за своєю суттю передбачають велику кількість документів та документації. Організація охорони здоров'я Університету штату Юта зазначає, що роль відділу закупівель полягає у збереженні файлів контрактів на всіх активних відносинах з постачальниками, наприклад. Закупівля також пов'язана з бухгалтерським обліком в організаціях, які використовують програмне забезпечення для ресурсів підприємства, що дозволяє безпосередньо пов'язати з бухгалтерською діяльністю існуючі замовлення на купівлю та оплату рахунків. У деяких випадках процес автоматизований. Тому, Точність внесення замовлень на купівлю та деталі транзакцій є також важливою для відділу закупівель як і для бухгалтерії.
