Кредиторська заборгованість є важливою частиною ваших фінансових звітів і може бути об'єктом шахрайства без ретельного узгодження та контролю. Сильні процедури аудиту з кредиторською заборгованістю можуть забезпечити точність та своєчасність платежів за рахунками. Найкращі процедури аудиторської заборгованості дозволяють поєднувати щоденні перевірки, повсякденні процедури внутрішнього контролю та процедури зовнішнього аудиту.
Рутинні процедури
Кредиторська заборгованість повинна бути збалансована щодня для узгодження платежів із записаними записами. Будь-яка невідповідність між загальною сплаченою сумою та загальною сукупністю записів повинна бути негайно перевірена та узгоджена. Керівний нагляд за кожною особою, залученою до кредиторської заборгованості, повинен бути жорстким і включати рутинний моніторинг діяльності. Менеджери повинні бути навчені спостерігати за будь-якими ознаками неправомірної поведінки персоналом, що підлягає сплаті.
Необхідно запровадити процедури виходу, які допомагають встановити аудиторський слід. Ці підписання повинні включати перевірку керівництва щоденних звірок, щомісячні звіти про невідповідність та індивідуальні відмітки для великих транзакцій, щоб переконатися, що вся інформація є правильною.
Внутрішні контролі
Внутрішній контроль за кредиторською заборгованістю повинен включати вимоги до підписів відповідно до суми платежів. Розгляньте можливість впровадження декількох рівнів вимог щодо підпису. Наприклад, вам може знадобитися підпис менеджера бухгалтерського обліку для товарів, що перевищують 5000 доларів США, виконавчий підпис для товарів на суму понад 10 000 доларів США та вимоги про подвійний підпис для виплат понад $ 25,000. Відповідайте своїм вимогам щодо підпису до загальної суми прибутку та сприйнятливості вашого бізнесу до шахрайства для отримання максимальної вигоди.
Встановити повсякденні процедури контролю за кредиторською заборгованістю. Включіть платіжні перевірки на окремі платежі для забезпечення точності. Наприклад, переглядайте щоденно п'ять кредиторських платежів і перевіряйте суму платежів та інформацію про одержувача платежу та переконайтеся, що бухгалтерські записи були виконані правильно.
Під час процедур закриття книги наприкінці місяця або фінансового періоду, включіть процедури відміни для всієї роботи, що підлягає сплаті, включаючи підсумкові підсумки та узгодження рахунків. Окрім цього, виконайте звіт, який відстежує рівень платежів від обробки рахунків до оплати. Якщо рівень платежів раптово збільшується або зменшується, автоматичне розслідування причин може запобігти потенційним проблемам.
Зовнішній аудит
Більшість зовнішніх аудитів включають кредиторську заборгованість як область тестування. Зовнішні аудиторські перевірки повинні вести детальну інформацію про платіжну заборгованість і простежити за підсумками деталей через всі бухгалтерські записи до сумарної суми і включати зняття банку. Для вичерпного тестування необхідно вибрати вибрані елементи. Щоб підтвердити отримання платежів, слід зв'язатися з вибраними отримувачами платежів. Крім того, для перевірки точності та логічної обробки слід перевірити рутинне узгодження. Будь-які узгодження з великими невідповідностями слід досліджувати повністю.
Зовнішні аудити повинні перевіряти нереєстровані зобов'язання. Розгляньте можливість вибору всіх рахунків-фактур за певний поріг та випадковий вибір звичайних рахунків-фактур для поглибленого перегляду. Перегляньте записи про виплати, кредити на повернення, отримані товари, але не накладені рахунки та будь-які рахунки-фактури. Переконайтеся, що кожен рахунок-фактура записано належним чином у правильний період часу. Перегляньте обліковий запис, щоб дізнатися, чи був він зареєстрований як зобов'язання або якщо він був належним чином виключений з періоду часу.
