Процедури контролю документів є критичними для обробки рахунків-фактур, що підлягають оплаті. Вони допоможуть вам належним чином записати всі рахунки-фактури, що підлягають сплаті рахунків, у бухгалтерський облік основної книги та своєчасно обробляти платежі за рахунками. Письмова процедура обробки кредиторської заборгованості допомагає полегшити помилки при обробці та уникнути несвоєчасних платежів за несвоєчасну оплату платежів.
Дата-штамп рахунка-фактури
Особа, яка відповідає за відкриття щоденної пошти, повинна мати дату-штамп кожного рахунка-фактури, що підлягає оплаті, отриманого з датою поточного дня. Тиснення дат дозволяє відстежувати час, необхідний для оплати рахунку у вашій компанії. Особа з датою накладання рахунків-фактур повинна відзначати будь-які значні часові відмінності між датою випуску рахунка-фактури та отриманою датою. Рахунки-фактури, відправлені поштою тижнів після генерації, можуть швидко пройти через процес оплати рахунків, щоб уникнути пізніх зборів.
Код коду-фактури
Співробітник, відповідальний за створення або управління витратами, записує код на відповідний рахунок головної книги на рахунку-фактурі і порівнює рахунок-фактуру з рештою бюджету для цього рахунку витрат. Якщо обліковий запис головної книги буде перевищувати бюджетну суму після обробки рахунку-фактури, працівник повинен включити пояснення щодо надлишку рахунка-фактури.
Отримати схвалення рахунка-фактури
Менеджери несуть відповідальність за перегляд і затвердження всіх рахунків-фактур, що підлягають оплаті, що підпадають під їхню сферу контролю. Менеджер переглядає кодування на рахунку-фактурі на предмет точності та будь-якого пояснення бюджетного надходження для ретельності. Після цього менеджер ініціює і датує рахунок-фактуру, щоб бухгалтер знав, що менеджер схвалив рахунок-фактуру для оплати.
Підготуйте чек
Бухгалтер переглядає рахунок-фактуру, щоб забезпечити належне схвалення та пояснення перевищення вартості. Бухгалтер також двічі перевіряє кодування на рахунку-фактурі і запитує будь-яке кодування, яке здається помилковим. Як тільки бухгалтер задоволений схваленням і кодуванням рахунку, він готує чек на оплату.
Бізнес-перевірка повинна включати в себе дві заглушки перевірки: заставку перевірки для емітента і заглушку перевірки для одержувача. Заставна перевірка повинна включати дату рахунка-фактури, номер рахунка-фактури та номер ділового рахунку, якщо постачальник призначив його. Заглушка перевірки емітента може включати кодування загальної книги, якщо потрібно. Зробіть копію рахунку-фактури для ваших власних записів і скопіюйте заглушку перевірки емітента у верхню частину рахунку-фактури. Надішліть копію рахунку-фактури для підтримки витрат у випадку аудиту або для облікового дослідження.
