Будь-який бізнес, який продає продукт, має інвентар. Продукти повинні бути точно оцінені, щоб максимізувати прибуток і бути конкурентоспроможними проти конкурентів на ринку. Для цього необхідно знати вартість продукції та витрати на їх виготовлення. Ось два способи запису та відстеження цієї важливої інформації - вічні та періодичні системи інвентаризації.
Визначено запаси
Більшість думає про запаси, як про постачання товарів під рукою, які пропонуються до продажу. Хоча це і так, інвентаризація також є назвою різних рахунків, в яких бухгалтер або бухгалтер записує цю інформацію. Роздрібний торговець, який купує готову продукцію і перепродає їх, може мати відносно просту систему інвентаризації; виробники матимуть набагато більше рахунків для відстеження вартості незавершеного виробництва та вартості сировини, що використовується в процесі виробництва.
Вічна система інвентаризації
У системі безперервної інвентаризації всі операції записуються в обліковий запис інвентаризації, коли вони відбуваються. Баланс рахунку відображає наявні запаси в будь-який момент. Фізична затримка в записі операцій - це все, що відокремлює баланс на рахунку від реального часу. З технологічними рішеннями, такими як сканери сканерів, ця затримка може бути дуже маленькою. Оскільки інвентаризація і значення постійно підтримуються, фізичний підрахунок запасів не вимагається з постійною системою.
Періодична система інвентаризації
Періодична система використовує кілька облікових записів для реєстрації продажів, покупок нових продуктів і повернення клієнтів, серед інших. Ці рахунки зберігаються до кінця періоду інвентаризації, яка може бути щомісячною, квартальною або будь-якою іншою часовою рамкою, визначеною компанією, а потім узгоджується з обліком запасів. На той час рахунки транзакцій обнуляються під час підготовки до наступного періоду інвентаризації. Періодична система інвентаризації також вимагає фізичного підрахунку запасів в кінці періоду. Будь-які необхідні коригування облікового запису інвентаризації проводяться, і цей період завершений.
Регуляторний нагляд
Інвентаризація - це актив, як і грошові кошти та нерухомість. Як і інші активи, інвентаризація може бути оброблена недобросовісними менеджерами. Закон Сарбейнса-Окслі від 2002 року, ухвалений у відповідь на скандали з публічним обліком того часу, кодифікував вимогу, щоб інформація, оприлюднена компанією, була точною у всіх суттєвих аспектах. Фірми повинні перевіряти адекватність та ефективність внутрішнього контролю, а також, що всі фінансові звіти є точними. Покарання передбачено за невиконання. Закон значною мірою відновив довіру до точності інформації, доступної для потенційних інвесторів.
Як вибрати
Головним фактором у прийнятті рішення про використання періодичної або безстрокової системи є здатність компанії реєструвати дані про продажі, як це відбувається. Технологія робить це більш вірогідним, ніж будь-коли раніше, тому багато компаній виберуть систему безперервної дії. Компанія, яка, з будь-якої причини, не в змозі зробити це, може обрати для періодичної системи. У будь-якому випадку, правила, що регулюють облік запасів, підпадають під дію чинних законів та стандартів бухгалтерського обліку, відомих у Сполучених Штатах як Загальноприйняті принципи бухгалтерського обліку (GAAP).
