З різних причин деякі працівники можуть не сподобатися заповнення розкладу. Вони можуть вважати його стомлюючим і трудомістким, або у випадку працівників, які отримують зарплату чи звільнених, вони можуть вважати це непотрібним. Федеральний трудовий закон вимагає відстеження часу, коли не виконується робота персоналу; це відповідає більшості погодинних працівників. За умови, що ви ведете точні записи, ви можете використовувати будь-яку систему хронометражу, яку ви хочете. Є деякі речі, які ви можете зробити, щоб забезпечити відповідність і отримати неохоче співробітників належним чином заповнити свої аркуші часу.
Створіть просту у використанні систему обліку часу на основі розміру вашої заробітної плати. Наприклад, якщо у вас менше, ніж 10 співробітників, ви можете придбати стандартні аркуші часу з офісного постачання, і працівники заповнюють їх щотижня. Щоб підвищити точність, ви можете придбати стандартний годинник для перфорації та порожні карти часу. Якщо ваш фонд заробітної плати є значним, розглянути автоматизовану систему, яка вимагає від працівників переглядати карти через пальці або відбитки пальців.
Включіть процедуру хронометражу у свій довідник працівника. Сюди входить час, коли потрібні аркуші часу і кому вони повинні бути надані. Чітко вказати наслідки порушення певних правил розкладу, наприклад, припинення дії фальсифікації розкладу. Надати всім працівникам копію підручника.
Створіть календар розрахунку заробітної плати та розподіліть його всім працівникам. Це зручно, коли змінюються виплати, наприклад, у святкові тижні. Календар показує дату початку і закінчення періоду оплати, дати подання розкладу та відповідні дати оплати протягом року.
Призначте менеджерів та керівників для підготовки нових та існуючих співробітників щодо заповнення розкладу. Якщо у вас є автоматизована система, якщо необхідно, попросіть постачальника послати когось для навчання менеджерів і керівників, які, в свою чергу, повинні навчати своїх співробітників.
Спростити розрахунок розкладу, вимагаючи, щоб співробітники об'їжджали вгору і вниз до найближчої чверті години. Наведіть час від одного до семи хвилин вниз і час від восьми до 14 хвилин. Наприклад, якщо працівник приїжджає на роботу в 8:11 ранку, вона виставляє 8:15 год. Якщо вона замикає о 5:21 вечора, вона пише 5:15 вечора. У багатьох випадках автоматизовані системи обліку часу виконують округлення.
Обмежуйте записи часу для обліку часу лише на те, що має значення. Наприклад, обмеження кількості записів на регулярні, понаднормові, відпустки, хворі та особисті години та сплачені перерви. Вимагати, щоб працівники, які отримували заробітну плату, заповнювали аркуші часу лише у разі потреби.
Поясніть співробітникам, що саме для них. Наприклад, скажімо, що належне завершення прискорює обробку заробітної плати, забезпечує своєчасну оплату праці, прискорює платіжний цикл і збільшує грошовий потік. Нехай керівники або наглядачі повідомляють про переваги своїм підлеглим.
Заохочуйте політику відкритих дверей, щоб працівники могли звертатися до своїх керівників, коли вони мають проблеми з розписом.
Утримуйтесь від застосування штрафних санкцій, щоб змусити працівників заповнювати свій графік належним чином. Наприклад, утримання заробітної плати, поки працівники не подадуть свій графік, може бути заборонено законодавством штату і може створити середовище недовіри між менеджерами та працівниками.
Поради
-
Перш ніж застосовувати політику обліку часу, зверніться до державного департаменту праці щодо застосовних правил. Для прикладу, держава може мати спеціальні правила для округлення, ведення обліку та використання біометричних годин.
