Успіх чи невдача організації часто залежить від її здатності спілкуватися зі своїми членами, повідомляє Департамент комунікацій Університету штату Каліфорнія. Нові технології, змішані з культурно різноманітною аудиторією, збільшили важливість організаційних комунікацій, але також зробили поле більш складним. Розуміння деяких загальних бар'єрів може покращити здатність організації спілкуватися.
Порушена структура
Аудиторія потребує структури для розуміння повідомлення, і багато комунікацій приречені, оскільки їм бракує належної організації, на думку Лі Хопкінса, який написав більше 130 статей про ділове спілкування. Структура є критичною, тому що без введення, тіла і близькості, аудиторії буде важко утримати, згадати і обробити інформацію. Ці правила застосовуються до будь-яких комунікацій, починаючи від електронних листів до публічних презентацій та аудиторії будь-якого розміру.
Припущення
Дві поширені припущення щодо комунікації викликають лихо для успіху організаційного спілкування. Можна припустити, що всі члени організації мають таку ж базу знань, що й відправник повідомлень. Інша думає, що інформація буде поширюватися точно і ефективно самостійно після того, як її отримають лише один або два члени. Бібліотека вільного управління, онлайн-довідник статей керівництва, рекомендує керівництву активно, продумано і стратегічно спілкуватися зі своїми членами. Конкретні рекомендації Бібліотеки вільного управління включають в себе регулярні зустрічі між працівниками та керівниками, а також між різними відділами. Інші поради включають надання співробітникам письмових копій посадових інструкцій, довідників працівників та інших важливих матеріалів компанії.
Залежність від технології
Занадто велика залежність від нових технологій, таких як текстові повідомлення, Twitter або інші сайти соціальних медіа, може означати, що не всі члени організації буквально отримують повідомлення. Наприклад, шикарний блог не буде настільки корисним для учасників, які повинні виконати завдання без доступу до Інтернету. Джим Шаффер, автор книги "Рішення про лідерство", рекомендує тим, хто відповідає за організаційні комунікації, переглянути свої плани, щоб гарантувати, що вони використовують методи, які надають інформацію, необхідну клієнтам і співробітникам, замість того, щоб покладатися на модні чи привабливі формати.
Забагато інформації
Іншим поширеним помилкою є віра, що додавання деталей після деталізації до комунікації зробить його більш переконливим, коли, по суті, занадто багато інформації може вимкнути аудиторію. Простота - це ключ до створення організаційних комунікацій, які залишаються з аудиторією. Незалежно від того, наскільки ви любите продукт, розумієте ідею або маєте досвід роботи з індустрією, дотримуйтесь двох або трьох основних моментів, замість того, щоб говорити або писати про все, що ви знаєте, щоб передати ваше повідомлення.
Забування про невербальні слова
Ті, хто відповідає за організаційні комунікації, повинні пам'ятати про невербальні сигнали, які можуть або підвищити готовність повідомлення, або повністю применшити або викривити його значення. У західній культурі, візуальний контакт, правильна постава і одяг, що відповідають ситуації, показують, що відправник повідомлення зацікавлений, шанобливий, щирий і надійний, згідно з mindtools.com.
