Розробка кроків для обробки замовлень має вирішальне значення для вашого бізнесу. Без належного потоку робіт з обробки замовлень обробка замовлень у вашому бізнесі буде хаотичною та ненадійною. Витратьте час на розробку належних інструкцій з обробки замовлень, і ваш бізнес буде працювати більш плавно, і ви матимете більшу задоволеність клієнтів.
Використовуйте стандартизовану форму при прийнятті замовлень
Незалежно від того, чи використовує ваша компанія представника служби підтримки клієнтів, або клієнт вводить замовлення безпосередньо через ваш веб-сайт, дуже важливо мати стандартну форму. Це дозволяє особі, що заповнює форму, знати, яка інформація потрібна, і забезпечує збір всієї необхідної інформації.
Кожен з ваших товарів може мати дещо інші деталі замовлення. Наприклад, якщо ви керуєте меблевим магазином, форма замовлення для дивана може включати тип тканини, тоді як форма для таблиці може вимагати типу оздоблення.
Важливо, щоб неповні форми замовлень не приймалися. Якщо форма замовлення не має необхідної інформації, вона повинна бути повернена і завершена до того, як вона буде оброблена.
Підтвердьте замовлення
Після подання форми замовлення вона має бути підтверджена клієнтом. Це можна зробити, надіславши електронний лист із деталями замовлення. Не потрібно вимагати від клієнта перевірки замовлення. Замість цього зрозумійте, що клієнт повинен зв'язатися з вашою компанією, якщо виникнуть проблеми з замовленням. Обов'язково зробіть контактну інформацію вашої компанії легкодоступною для клієнта.
Розподіліть форму замовлення внутрішньо
Після заповнення форми замовлення вона повинна бути направлена всім, хто має виконати дії, пов'язані з виконанням замовлення. Це включає склад, відділ дебіторської заборгованості та виробник, якщо замовлення виконується третьою стороною. Очікувана дата виконання повинна бути чітко вказана, щоб всі учасники знали графік.
Спілкуйтеся із Замовником
Дуже важливо чітко спілкуватися з клієнтом. Повідомте клієнта про затримку виконання замовлення. Будучи авансом і чесним з клієнтом, коли є проблема набагато краще, ніж ігнорувати його. Також, повідомляємо клієнта, коли замовляють судна. Скажіть їй перевізнику, номер для відстеження та очікувану дату доставки. Зверніться до клієнта після отримання замовлення. Зверніться до представника служби підтримки клієнтів, щоб переконатися, що клієнт задоволений покупкою, або скористайтеся онлайн-опитуванням, щоб отримати відгук. У будь-якому випадку, відгуки клієнтів дадуть дуже корисну інформацію про процес виконання замовлення.
