Рахунок-фактура - це документ, який постачальник посилає покупцеві разом з вантажем. Вона викладає елементи, що входять до складу поставки, та суму, яка заборгувала за них. Виписка - це актуальний звіт про те, що клієнт все ще зобов'язаний постачальнику на рахунку.
Відмінності намірів
Основною метою рахунку-фактури є звернутися до покупця з виплатою. Рахунок також інформує покупця про вартість кожного товару, включеного до замовлення на купівлю. Повідомлення продавця про те, чому покупець зобов'язаний певною сумою. Основною метою заяви є змусити покупця здійснити платіж за рахунком. Хоча у заяві міститься останнє звинувачення, він також повідомляє покупця про суми, що залишилися за попередніми закупівлями.
Елементи рахунка-фактури
Типовий рахунок-фактура містить ряд елементів, пов'язаних з певним замовленням. У верхній частині рахунка-фактури є заголовок із заголовком рахунка-фактури, контактна інформація постачальника та ім'я та номер клієнта. Він також має номер рахунка-фактури для цілей відстеження. Дату придбання, назву продукту, номер продукту, кількість замовлень та вартість одиниці розраховуються для кожного замовленого товару. У підсумку рахунка-фактури зазвичай відображаються проміжні суми для всіх придбаних елементів, суми податку з продажу та остаточної суми. Він також містить інформацію про умови оплати та адресу платежу.
Елементи виписки
Заяву зазвичай не настільки складною або деталізованою, як рахунок-фактура. Він показує дату кожної транзакції, зареєстровану протягом звітного періоду. Деякі компанії включають лише неоплачені суми по виписках, інші - всі операції за певний період. Номер рахунка-фактури та загальний рахунок-фактура з кожного рахунку-фактури деталізуються у заяві. Ця інформація дозволяє клієнтові співставляти оплачені та неоплачені рахунки на виписці з рахунками-фактурами та квитанціями. У заяві також містяться умови оплати та інформація про переказ.
Терміни та платежі
Рахунок-фактура зазвичай включає дату оформлення або відправлення замовлення, а також дату сплати. Виписка має "дату виписки", яка є днем, коли виписка завершена і надіслана покупцеві. Найкраще для покупців зазвичай платити залишки коштів, коли рахунок-фактура прибуває, а не чекати заяви, радить бухгалтер Гарольд Аверкамп. Іноді виписки видаються перед обробкою платежів. Таким чином, послідовно сплачуючи рахунки-фактури, ви уникаєте плутанини щодо того, чи був сплачений баланс під час надходження заяви.
