Архівування документів - це зберігання документації, яка більше не використовується, але організації повинні зберігати цю документацію як тип історичного запису. Як правило, організації та підприємства архівують документи, але особи також можуть архівувати документацію з різних причин. Ряд міркувань і методів пов'язаний з архівацією документів. У деяких випадках організація має набір чітко визначених політик для управління документацією, в рамках якої організація визначає процедуру архівування. Організації можуть архівувати різні типи засобів масової інформації, включаючи електронні, з відносною легкістю.
Призначення
Організації архівують документи з різних причин, в більшості випадків стосуються загальної мети або ролі організації. Часто організації архівують документацію, оскільки вона має культурне або історичне значення. Альтернативно, підприємство може мати юридичну або фінансову причину для зберігання достовірної інформації про минулу документацію, для якої архівування є найбільш ефективним методом управління.
Міркування
Будь-яка організація, яка потребує архівування документів, повинна уважно розглядати свої процедури. Вирішення, яку документацію потрібно архівувати, як з точки зору минулих, так і поточних операцій, є, безумовно, першочерговим. Для поточної документації, яку виробляє організація, організація може отримати певний графік для архівування. Методи архівування також змінюються, а розвиток обчислювальної техніки запровадило багато нових інструментів, що пропонують ефективні та економічно ефективні рішення у багатьох випадках.
Інструменти
Станом на 2011 рік, програмні засоби для архівування документів зросли, надаючи організаціям більше можливостей для архівування за меншими витратами. Організації можуть використовувати архівацію програмного забезпечення як інструмент не тільки для документів, які вони зберігають в електронній формі, але й для паперової документації та інших носіїв. Організації можуть сканувати або перетворювати не цифрові елементи для зберігання в електронному вигляді, зменшуючи кількість фізичного простору, необхідного для ефективного ведення обліку.
Ризики
Ризики притаманні будь-якій системі архівування документів, і організації повинні враховувати їх, коли створюють політику організаційного архівування. Переваги зберігання документації в електронному вигляді є чинними лише в тому випадку, якщо архіви захищені. Тому організації повинні застосовувати належні гарантії для захисту стабільності та безпеки архіву, який архівує інструменти та послуги, звертаючись по-різному.
Переваги
Переваги наявності ефективної системи архівування документів зросли з появою технологічних рішень. Електронні записи займають менше фізичного простору і, в деяких випадках, можуть навіть не перебувати в основному приміщенні підприємства або організації. Наприклад, деякі організації можуть використовувати зовнішню службу управління документами. Іншою перевагою використання електронних записів є те, що організації можуть легко і швидко зробити архівний вміст доступним, коли це потрібно, часто в електронному форматі для пошуку.
