Організація файлів покращує робочий процес для бізнесу або особистого офісу. Існують численні системи подачі документів для задоволення різних потреб і переваг. Стандартні формати подання поділяються на одну з трьох широких категорій: предмет, числовий і буквено-цифровий. Офісні працівники використовують алфавітно-цифровий метод, коли файли повинні містити слова і цифри.
Як організувати файли
Буквено-цифрові файли мають мітку, що містить слова та числа. Ця комбінація може включати ім'я та номер телефону або номер клієнта. Компанії або особи з декількома папками файлів можуть організовуватися за допомогою імен. Велика кількість файлів вимагатиме чисельного замовлення, оскільки працівники прагнуть знайти файл за допомогою кодового номера.
Використання буквено-цифрового подання
Переконайтеся, що кожен номер коду застосовується тільки до одного файлу. Організуйте файли в порядку їх числення. Використовуйте гумові смуги або роздільники для розшарування файлів у стеки в десятки або сотні в залежності від загальної кількості файлів, щоб зробити конкретне число легше знайти.
