Технологія революціонізувала процеси виробництва офісу, перетворюючи копіри в гігантські мережеві принтери. Так само, як будь-яка зручність дає перспективу зловживань, висока якість продукції копіюючих пристроїв може полегшити привласнення інтелектуальної власності. Коли ви розглядаєте те, що ці машини можуть запропонувати вашій школі або бізнесі, їхні позитивні наслідки можуть переважати їхні недоліки, але їхні негативи повинні спонукати вас ретельно планувати їх впровадження та використання.
Відтворення документів
За винятком малофункціональних багатофункціональних принтерів, копіювальні апарати покладаються на тонер, схожий на той, який ви купуєте для свого лазерного принтера. Чим більше ви витрачаєте на обладнання, тим краще його дозвіл, аж до обладнання, яке виробляє вихід практично не відрізняється від оригінальних документів. Повнокольорові або монохромні - тільки чорні - ці машини можуть викачати великі обсяги копій в короткий термін. Легкість і вірність, з якою вони відтворюють вихідний матеріал, можуть викликати занепокоєння з приводу інформаційної безпеки, крадіжки даних, порушення авторських прав і підробки. У бізнес-середовищі, медичному чи юридичному офісі, або в будь-якому сценарії, який передбачає приватні або конфіденційні дані, копіри можуть становити загрозу для контролю інформації, що регулюється законом або звичаєм.
Функціональне зручність
Ранні копіювальні апарати не мали автоматичних пристроїв подачі документів і не могли зіставити мультикопії. Сучасне обладнання перетворює акт дублювання документа на випадковий акт. Мережа з домашніми або офісними комп'ютерами, одна з цих машин може замінити декілька настільних принтерів технологією, яка автоматично створює двосторонні копії, зіставляє і скріплює багатосторінкові документи, зберігає часто передруковані форми для негайного дублювання, факсів з робочого столу або копіювального скла та електронних листів його вихід. Це зручність може прискорити та спростити офісні операції, але складність керування копіювальним пристроєм може спонукати користувачів вибирати неправильні опції, витрачати папір і матеріали на зовнішній випуск.
Експлуатаційні витрати
Оскільки більшість копіювальних апаратів працюють як лазерні принтери, вони заповнюють порошкоподібну суміш пластику і барвників на поверхні аркушів паперу. Цей процес розплавлення залежить від тепла, що викликає апетит до електроенергії, підвищуючи витрати на офісні послуги. Копіювальні машини також потребують витратних матеріалів, включаючи тонер, який може коштувати дорожче, ніж еквівалентні запаси для лазерних принтерів. Ці високопродуктивні картриджі можуть тривати довше, ніж порівнянні поставки настільних принтерів. Особливо в операціях великого обсягу копіри також можуть вимагати періодичного обслуговування для підтримки продуктивності. Договір на надання послуг може охоплювати як постачання, так і технічне обслуговування, але він додає ще одну фіксовану вартість до вашого прибутку.
Збереження даних
Копіювальний пристрій, який зберігає інформацію про документ для миттєвого виклику і виведення, а також факсимільні та електронні повідомлення, які ви дублюєте, використовує внутрішній жорсткий диск для збереження сканування сторінок для коротко- або довгострокового пошуку. Це заклинання для зберігання даних зручно для офісних функцій, але він може піддавати конфіденційну інформацію ризику випадкового або навмисного неправильного використання. Як і будь-який жорсткий диск, механізм зберігання в копіювальному пристрої може давати таємниці довго після того, як ви видалите інформацію та документи з неї, і вимагає того ж виду безпеки, що й ви застосовуєте до жорстких дисків комп'ютера, коли ви продаєте або вимикаєте систему.
