Протоколи церковних зборів надають офіційний, юридичний протокол дій ради або комітету. Вони важливі внутрішньо для історичної точності, а також використовуються зовнішніми сторонами; наприклад, кредитними установами, щоб встановити, що церква схвалила проект будівництва, перш ніж видавати кредит на неї. Аудитори IRS також звертаються до протоколу як доказ того, що певні фінансові операції були дозволені. У більшості організацій секретар або секретар запису займають протоколи.
Зміст
Хоча певний зміст залежить від комітету, загалом, протоколи для всіх церковних організацій включають:
- Деталі зустрічі, такі як час, дата, місце, які були присутні і хто головував.
- Чи регулярно планується засідання, чи спеціальне засідання і, якщо це спеціально, хто назвав засідання і з якою метою - прикріпити копію повідомлення про зустріч.
- Замовлено запис того, що сталося на засіданні.
- Відкладання та час.
- Підпис секретаря і, після затвердження протоколу, головуючий.
Одним з найскладніших аспектів прийому хвилин - визначити, скільки деталей потрібно записувати. Історична комісія менонітських братів пропонує записувати основні моменти обговорень, що ведуть до рішень, а також розглянуті альтернативи та резюме того, чому комітет вибрав одну альтернативу перед іншими. Євангельська Рада з фінансової підзвітності пропонує, щоб рада встановила політику щодо деталей, які є послідовними незалежно від окремого секретаря. Він пропонує досить багато деталей, щоб показати, що рада була розумною, але не настільки, щоб хвилини читали як роман.
Протоколи
Перед початком засідання отримайте копію порядку денного. Під час проходження наради приймати детальні відомості, що стосуються зборів, звітів правління, обговорень та дій як правління переходить до кожного пункту порядку денного. Записуйте пропозиції, резолюції та рішення дословно, але підсумовуйте обговорення. Обов'язково вкажіть ім'я кожної особи, яка подала клопотання, або кого ініціює дія, і будь-які конфлікти інтересів. Після завершення зустрічі перепишіть і конденсуйте свої нотатки, включивши відповідні деталі та вставте їх у належному форматі, починаючи з деталей засідання, а потім перейдіть до порядку денного.
Збереження протоколів
Після завершення проекту протоколу поширюйте документ учасникам. Протокол, який ви написали для цієї зустрічі, буде схвалено, з виправленнями або без них, на наступному засіданні. Після затвердження протоколу готуйте остаточну копію, а потім підпишіть документ і попросіть головуючий підписати його. Зберігайте хвилини хронологічно у книжці, що містить вільні листки, разом з порядком денним наради. Ця книжка-листок також повинна містити зміст і копії церковних підзаконних актів і конституції. У якийсь момент, можливо, щорічно, можуть бути професійно пов'язані хвилини.
