Бізнес може обробляти сотні або тисячі файлів щороку. Організація усуває те, що виникає під час пошуків чогось важливого. Правильна система реєстрації може допомогти вашому бізнесу працювати більш плавно і ефективно.
Елементи, які вам знадобляться
-
Файли
-
Висячі файли
-
Вкладки "Мітки"
Проаналізуйте свої файли. Чи краще відсортувати їх за прізвищем клієнта, проектом або хронологічно? Виберіть характеристики, які ви будете використовувати під час пошуку файлу.
Яскраво позначте файли. Розділіть менші файли на категорії у папці, що висить. Наприклад, "July 2008" може мати свою власну папку для підвішування, і ви можете вставити всі контракти або папки з цього місяця в папку "Висячі".
Розділіть файли на різні картотеки. Мати один кабінет для адміністративних файлів, таких як замовлення товарів, інформація про заробітну плату та резюме; інший кабінет для клієнтських файлів з заповненими контрактами та платіжною та проектною інформацією; і будь-який інший тип потреб вашого бізнесу. Яскраво позначте шафи.
Перевірте систему подачі документів перед тим, як представити її своїм співробітникам. Будьте впевнені, що ви можете знайти все легко і що спосіб, у який ви організували, має сенс. Якщо ви все організували хронологічно, але тест показаний в алфавітному порядку, маєте більше сенсу, змініть свою систему.
Назвіть коротку зустріч і поясніть систему подачі документів. Переконайтеся, що всі розуміють, як працює система, і важливість дотримання системи.
Вирішіть, хто буде робити подання. Ви можете делегувати подання одній особі, або дозвольте кожному працівникові зробити власну подачу. Працівники можуть мати кабінет для подачі документів у свої офіси, але вам все ще потрібна центральна система подачі документів, в ідеалі, якщо відповідає одна людина.
Щоденно подайте важливі документи. Рутинна подача допоможе вам залишатися організованою і продовжує подавати заяву від того, щоб стати великим завданням, ніж вона повинна бути. Використовуйте лотки для подачі в кожному офісі та переконайтеся, що лотки випорожнюються наприкінці кожного робочого дня.
Оцінювати систему подачі документів кожні шість-12 місяців. Очистіть застарілий матеріал від вашої системи.
