Повільне виконання замовлення може знизити якість обслуговування клієнтів, яку ваша компанія може забезпечити. Низька якість обслуговування клієнтів зрештою вплине на фінансовий результат Вашого бізнесу. Отримання схвалень на замовлення на купівлю обробляється якнайшвидше та ефективніше, що означає, що у вашій компанії будуть необхідні запаси, необхідні для того, щоб своєчасно працювати. Використання клієнта електронної пошти Microsoft Outlook для відправлення запитів на затвердження замовлення на купівлю може допомогти впорядкувати процес замовлення товарів або оптових товарів, забезпечуючи при цьому правильні процедури придбання.
Підготуйте замовлення на купівлю
Перейдіть на сторінку шаблонів замовлень на купівлю та продаж Microsoft Office і виберіть шаблон. Переконайтеся, що ви можете відкривати, редагувати та зберігати шаблон у програмі на вашому комп'ютері. Створюйте шаблони за допомогою Microsoft Excel, Microsoft Word або іншої відповідної програми.
Виберіть "Відкрити", коли ви натиснете кнопку "Завантажити" для вибраного шаблону, щоб відкрити шаблон у призначеній програмі. Налаштуйте шаблон для задоволення ваших потреб і збережіть його на своєму комп'ютері.
Створіть та збережіть власний шаблон, якщо вам не подобається будь-який з шаблонів, доступних у Microsoft. За необхідності можна використовувати шаблони Microsoft як посібник.
Створіть "Новий документ" на основі вашого шаблону за допомогою меню програми. Використання ярлика не надасть доступу до шаблонів. Заповніть документ і збережіть його на комп'ютері.
Використовуйте фінансову програму, щоб надіслати замовлення на купівлю, якщо саме таким чином ви створюєте замовлення на купівлю. Деякі фінансові програми, такі як QuickBooks, мають інтеграцію Microsoft Outlook, тому ви можете відправити замовлення на затвердження безпосередньо з програми.
Експортувати замовлення на купівлю з фінансового програмного забезпечення без інтеграції Microsoft Outlook за допомогою електронної таблиці або формату слів, якщо це можливо. Якщо це неможливо, надрукуйте заповнене замовлення на купівлю як документ PDF і збережіть його на комп'ютері.
Надіслати замовлення на купівлю
Відкрийте Microsoft Outlook і натисніть кнопку "Новий" у верхньому лівому куті, щоб відкрити нове повідомлення.
Перейдіть на вкладку "Вставити". Натисніть "Прикріпити файл" і перейдіть до замовлення на купівлю, щоб вибрати його. Натисніть кнопку "Вставити", щоб додати її до електронної пошти.
Встановіть розмір шрифту до 14, а колір шрифту - чорний. Введіть "Я переглянув та схвалив додане замовлення на купівлю:". Запустіть новий рядок.
Встановіть розмір шрифту 11, а колір шрифту - сірий. Введіть “Перегляньте доданий замовлення на купівлю та дайте відповідь на це повідомлення електронної пошти. Введіть нижче "Y- Ваше ім'я", щоб схвалити замовлення на купівлю або "N- Ваше ім'я", щоб відхилити замовлення на купівлю. Примітка: відповідь має надходити з облікового запису електронної пошти, на який було надіслано.
Пропустіть чотири рядки і встановіть розмір шрифту до 14, а колір шрифту - чорний. Введіть " Я не маю права затверджувати це замовлення на купівлю". Запустіть новий рядок.
Встановіть розмір шрифту 11, а колір шрифту - сірий. Введіть “Відповідь відправнику. Помістіть X у вищевказане поле, якщо ви не маєте права затверджувати це замовлення на купівлю, і якщо ви знаєте, хто є, включіть ім'я, наприклад, X - Білл Сміт."
Поради
-
Роздрукуйте копію затвердженого електронного листа з замовленням на купівлю та прикріпіть його до рахунку-фактури для покупки, щоб задокументувати, що покупка була авторизована.
Увага
Отримання фізичної підписи є більш безпечним, ніж затвердження електронною поштою, оскільки хтось може отримати доступ до облікового запису електронної пошти цієї особи, якщо він підписаний протягом усього дня.
