Ефективне виробництво високоякісної продукції з прибутком і перебування в межах законів і правил вимагає послідовності в операціях. Багато компаній допомагають собі, запроваджуючи стандартні операційні процедури, або SOP, які забезпечують покрокові інструкції для впровадження важливих процедур. СОП допомагають забезпечити точність і контроль якості. Вони використовуються в різних компаніях і організаціях, особливо в уряді, виробництві, наукових дослідженнях і розробках, лабораторіях і наукових колах. Оскільки окремі підрозділи компаній мають безліч процедур, кожен з них потребує різних СОП. Тому корисно забезпечити керівників кожного підрозділу шаблоном SOP, який пропонує відправною точкою для написання власних процедур і інструкцій SOP. Шаблони SOP забезпечують всі важливі компоненти кожної процедури.
Направляйте письменників SOP у визначенні того, яка процедура повинна бути написана. Шаблон повинен надати їм простий інструмент для прийняття рішень на основі кількості рішень, які повинні бути прийняті працівниками для проведення процедур. Порадьте, що рутинні процедури, які є короткими, вимагають від працівника зробити декілька суджень і можуть бути виписані у простому форматі. Наприклад: Зробіть A, потім B, потім C. Зауважте, що тривалі процедури, які вимагають декількох рішень, можуть використовувати формат ієрархічних кроків, повідомляючи працівнику, в якому порядку повинна йти процедура, і часто включають етапи, які необхідно виконати для завершення ціле завдання. Запропонуйте приклади блок-схем або інфографіки для опису процедур, які є складними, тривалими і вимагають прийняття кількох рішень. Наприклад: Зробіть A. Якщо "нормально", зробіть B, C і D. Якщо "ненормально", повторіть A для підтвердження, а потім виконайте E, F і G.
Опишіть гайки і болти, які пишуть кожну процедуру. Наприклад, кожна процедура повинна мати назву, мету, обсяг, методи та відповідальність за проведення процедури. Заохочувати або вимагати від письменників СОП використовувати єдину угоду про іменування для процедур видачі назв. Консультувати їх, щоб визначити обсяг процедури, наприклад, хто застосовується процедура, коли і за яких обставин. Також можна описати, коли не використовувати кожну процедуру. У розділі "Методи та обов'язки" надайте покроковий протокол про виконання процедури. Шаблон повинен надавати прості, короткі фрази з дієсловами дій.
Надайте визначення та вимоги до ресурсів. Кожна процедура повинна мати розділ, що визначає терміни, що використовуються в документі, і викладати будь-які абревіатури. Крім того, він повинен повідомити співробітникам, які документи, обладнання або інший матеріал їм необхідно виконати. Посилайтеся на будь-які інші пов'язані з цим процедури, які роботодавці або повинні виконати заздалегідь, або повинні знати, щоб виконати завдання. Не забувайте про інші важливі компоненти, які повинен мати шаблон. Вони включають дату набуття чинності та останню дату розгляду процедури.
Поради
-
Залежно від вашої компанії, може також бути важливим призначити рівень безпеки SOP, щоб уточнити, який рівень повноважень необхідний для виконання процедури. Використовуйте шаблон, щоб також описати умови, за яких працівник може надійно виконувати процедуру безпечно.
Увага
Завжди включайте вказівки щодо порушень у сфері охорони здоров'я та безпеки або регуляторні порушення, де це необхідно. Вкажіть місце в шаблоні та використовуйте методи, щоб підкреслити важливі застереження, такі як напівжирний шрифт або бічні коробки цих повідомлень. Опишіть, що станеться, якщо процедура не виконується або не виконується правильно, чи призводить це до травмування, втрати життя, пошкодження обладнання, несправних продуктів, штрафів, судових процесів або закриття бізнесу.
