Як створити шаблон SOP

Стандартні операційні процедури (СОП) є популярним способом забезпечення послідовного керівництва працівникам організації. В ідеалі, якщо ви захопите кого-небудь з вулиці, ця людина повинна мати можливість виконати завдання без будь-яких крім SOP і необхідних інструментів. Ключовою відправною точкою будь-якого портфеля SOP є створення шаблону SOP для узгодженості. Вам не потрібні ніякі фантазії програмного забезпечення або навичок; потрібно просто збалансувати необхідні елементи і те, яким ви хочете, щоб шаблон виглядав.

Елементи, які вам знадобляться

Комп'ютер
Програмне забезпечення для обробки текстів

Відкрийте новий документ для обробки тексту. Збережіть файл з ім'ям, яке ви хочете використовувати для шаблону SOP, і дату для керування версіями. Наприклад: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".

Вставте таблицю в заголовок. Кількість рядків і стовпців у цій таблиці залежить від вас; майте на увазі, що вам буде потрібно, як мінімум, клітинку для номера SOP, назви та дати затвердження чи дати дії документа. Ви також можете використовувати клітинку для номера сторінки та логотипа або імені компанії, якщо хочете. Приємна річ про таблицю в заголовку полягає в тому, що вона буде повторюватись у всьому документі під час додавання сторінок.

Вставте велику таблицю на першій сторінці документа. Ця таблиця буде містити ваш номер та назву SOP у верхній частині, за якими слідують клітинки для підписів ключового персоналу, наприклад, автора документа та затверджуючих посадових осіб, з їхніми іменами, назвами та датами. Введіть заголовки для кожної комірки, такі як "SOP Title" для верхньої комірки, "SOP Author" для наступної комірки і "QA Approval" для відповідної кількості осередків.

Створіть розділи для введення, обов'язки, матеріали та обладнання (якщо застосовується) та процедури. Інші розділи можуть включати глосарії скорочень, термінів або продуктів. Оскільки це шаблон, ви можете включити речення або два з описом того, що очікується для кожного розділу, якщо ви плануєте мати декілька авторів SOP.

Форматуйте розділи. Одним з найбільш поширених способів представлення розділів SOP є запуск системи написів, нумерації або комбінування для кожного розділу. Ви також можете використовувати маркери і тире. Пам'ятайте, однак, легше, якщо посилатися на або переглядати SOP, щоб вказувати на розділ буквою / номером.Покажіть, який формат послідовності повинен виглядати для кожного наступного рядка в секції, наприклад, "A, B, C"; "1, 2, 3"; або "A1, A2, A3, B1, B2, B3".

Вставте ще дві таблиці в кінець шаблону. Однією з таблиць має бути перелік зовнішніх посилань або додатків і форм, які можна додати до SOP для змін версії. Інша таблиця може бути для документування історії версій SOP і будь-яких причин для змін. Ці таблиці можуть продовжувати використовувати формат нумерації / написи, який використовується іншим шаблоном.

Збережіть документ як файл шаблону лише для читання. Це допоможе запобігти випадковому перезапису шаблону, примушуючи користувача зберігати документ під іншою назвою, якщо він змінюється.