Рахунок-фактура - це інструмент комунікації, який повідомляє Вашим клієнтам, що Ви надали їм, скільки це коштує і як вони повинні платити. Рахунки-фактури можуть бути такими ж простими, як рукописний лист з кількома позначеннями, або вони можуть бути складними, професійно розробленими комп'ютеризованими документами. Чіткі та інформативні рахунки надають Вашій компанії довіру до Ваших клієнтів. Вони також допоможуть вам отримати зарплату швидше, ніж пізніше, даючи змогу клієнтам дізнатися, коли ви очікуєте, що вони будуть перераховані.
Номери рахунків-фактур
Рахунки-фактури записуються в наступному порядку, і номер рахунка-фактури допомагає знайти або послатися на певний рахунок-фактуру в послідовності. Якщо рахунки-фактури не комп'ютеризовані, подайте їх у порядку, у якому ви їх видаєте, щоб легко знайти потрібний рахунок-фактуру. Якщо ви купуєте прокладки рахунків-фактур, які ви заповнюєте вручну, вони прийдуть з попередньо надрукованими номерами, і рахунки-фактури будуть пов'язані разом, тому вам не доведеться робити ніяких додаткових робіт, щоб утримати їх в порядку. Якщо ви створюєте комп'ютерні рахунки-фактури за допомогою програмного забезпечення, такого як QuickBooks або Square, програма виконає роботу за вас і видасть рахунки-фактури на замовлення.
Якщо потрібно перейти до рахунку-фактури, наприклад, якщо у клієнта є питання про оплату або якщо ви отримали чек і хочете відзначити оплачений рахунок, просто знайдіть його за номером рахунка-фактури. Ви можете почати послідовність рахунків-фактур будь-яким номером, який ви обираєте, навіть якщо ви пишете свій перший рахунок-фактуру, ви можете надати йому більшу кількість, щоб ваша компанія стала більш встановленою.
Що має бути на рахунку?
Окрім номера рахунка-фактури, рахунок-фактура має містити все, що потрібно для того, щоб передати необхідну інформацію клієнтові, щоб отримати виплату. Крім того, що він є повідомленням про належну суму, рахунок-фактура також є корисним довідковим інструментом для клієнтів, які повинні знати, що вони отримали, і в якій кількості. Включіть у свій рахунок-фактуру:
- Назва компанії, адреса, номер телефону та електронна пошта.
- Дата написання рахунка-фактури або дата доставки продукту. Використовуйте одну систему знайомств або іншу, але будьте послідовними.
- Ім'я клієнта та адреса виставлення рахунку.
- Адреса для доставки вашого клієнта.
- Кількість кожного замовлення, назва або інвентарний номер кожної замовленої деталі, ціна за одиницю замовлення та загальна ціна кожного товару, розрахована шляхом множення кількості на одиницю ціни.
- Загальна сума, що стягується за всі позиції на рахунку-фактурі.
- Податок на продаж, якщо такий застосовується.
- Умови оплати, такі як готівка при доставці або нетто 15 (15 днів до оплати).
Використання рахунків-фактур для швидкої оплати
Трохи думок і уваги при створенні рахунків-фактур може допомогти вам платити швидше і послідовно. Чим швидше ви надішлете свій рахунок-фактуру, тим швидше ваш клієнт дізнається, скільки потрібно платити і коли платіж буде сплачено. Хоча умови оплати, такі як проміжок часу між доставкою та оплатою, зазвичай обговорюються заздалегідь, зазначення цих термінів чітко і помітно на рахунку може служити корисним нагадуванням. Якщо ваш клієнт відстає від оплати за попередні рахунки-фактури, включаючи загальну суму заборгованості за поточним рахунком-фактурою, можна пришвидшити оплату за рахунок збереження клієнтом кроку пошуку попередніх залишків.
