Деякі підприємства можуть успішно працювати лише на готівковій основі, але цю модель досить важко витримати, як тільки ви пройдете з мами-поп-сцени. Це особливо важко, якщо ви продаєте іншим підприємствам, які часто не розраховують заплатити заздалегідь за свої покупки. Замість цього ви створите рахунок-фактуру для вашого продукту, який ваш клієнт пізніше сплатить. Протягом часу між виставленим рахунком-фактурою та його клієнтом, він описується як відкритий рахунок для цілей обліку.
Визначення рахунка-фактури постачальника
Фактура, по суті, є угодою між постачальником і клієнтом.Постачальник погоджується надавати продукт або послугу заздалегідь, і клієнт погоджується оплачувати товар або послугу відповідно до умов рахунка-фактури. Ці терміни включають зазначену дату, коли платіж надається, і більшість рахунків-фактур включає штраф за прострочені платежі. Деякі постачальники пропонують як моркву, так і палицю, надаючи аналогічну знижку на передоплату. У будь-якому випадку, постачальник по суті поширює кредит клієнтові і очікує, що він отримає оплату - принаймні більшу частину часу - своєчасно.
Кредиторська заборгованість, дебіторська заборгованість
І клієнт, і постачальник повинні враховувати відкритий рахунок-фактуру на своєму балансі. Для постачальника це поточний актив. Це гроші, на які можна розумно розраховувати, щоб сплатити майбутні зобов'язання, такі як лізингові платежі або рахунки-фактури на сировину. Для клієнта це поточна відповідальність. Він відображатиметься на вашому балансі навпроти поточних активів, які включають резерви грошових коштів та поточний грошовий потік, а також ваші власні рахунки. У будь-якому випадку, він залишається в цьому місці, поки рахунок не буде закритий.
Визначення закритих рахунків-фактур
Рахунок залишається відкритим, доки клієнт не зробить оплату, і постачальник не отримає оплату в повному обсязі. На кінці клієнта платіж розміщується як кредит на рахунок кредиторської заборгованості, ідеально посилаючись на номер рахунка-фактури і, можливо, ідентифікуючи постачальника. Це забезпечує аудиторську перевірку у разі виникнення проблеми з рахунком-фактурою або її оплатою. В кінці постачальника платіж записується як кредитне авізо в обліковій книзі дебіторської заборгованості, ідентифікованої за номером рахунка-фактури, а в ідеалі - чековим номером клієнта. В будь-якому випадку, з повним платежем, що відповідає правильному розміру рахунку - віднімаючи будь-яку відповідну знижку або додаючи відповідну процентну плату - рахунок-фактуру тепер можна закрити.
Часткові платежі ускладнюють речі
Відстежувати відкритий рахунок-фактуру і змінювати його на закритий можна досить просто, якщо воно буде очищено за один платіж повністю. Це дещо складніше, якщо ви робите або отримуєте часткові платежі на одному рахунку за певний період часу. Основний процес розміщення на обліковому записі кредиторської заборгованості, якщо ви - клієнт, або бухгалтерська книга дебіторської заборгованості, якщо ви - постачальник, залишається незмінною. Складність полягає в тому, щоб переконатися, що сукупна сума платежів є правильною, після того як ви розрахували будь-які пені за відсотки, і що вони призначені для правильного рахунку-фактури. Деякі служби та програмні продукти третіх сторін, такі як влучно названий OpenInvoice.com, автоматизують та спрощують цей процес.
Варіант дисконтування рахунків-фактур
Це не рідкість для підприємств з великою кількістю відкритих рахунків-фактур, щоб відчувати перехідні проблеми з грошовими потоками в очікуванні оплати цих рахунків. У таких ситуаціях деякі підприємства звертаються до опції, яка називається дисконтом рахунків-фактур. Третя сторона авансує кошти постачальнику проти непогашеного рахунка-фактури в обмін на відсоток після збору рахунку. Відповідальність за збір платежу залишається у продавця. Це може бути корисним інструментом у той час, коли потрібно, але він з'їдає ваші поля, так що ви хочете ретельно зважити ваші короткострокові потреби на довгострокову прибутковість.
