Обґрунтування єдиного джерела (SSJ) є вимогою в більшості установ, де придбання товарів (витратних матеріалів, обладнання, послуг тощо) над певним грошовим порогом вимагає багатофакторного пояснення того, чому такі елементи можуть надходити лише з одного джерела. Багато хто вважає, що написання SSJ є обтяжливим і не розуміє, чому пояснення, що це предмет, який вони хочуть придбати, є достатнім виправданням. Однак, відділ закупівель повинен мати вагомі причини, чому ці предмети не можуть бути закуплені через повний та відкритий конкурс, де будь-який здатний постачальник може брати участь у конкурсі. Хоча більшість установ мають свої власні шаблони для запиту відповідного SSJ, ця стаття описує основні кроки, що успадковуються при обґрунтуванні всіх таких заявок на купівлю.
Назвіть документ для обробки тексту як обгрунтування джерела єдиного джерела для конкретного номера замовлення на придбання, якщо це можливо, і вкажіть будь-які номери інституційної політики щодо того, чому для цієї реквізиції необхідний єдиний джерело.
Опишіть конкретне використання цього елемента. Сформулюйте конкретно, за яким предметом буде йти і що він буде робити. Включіть сюди будь-які номери проектів та назви, які буде підтримуватися цим матеріалом.
Вкажіть відмінні характеристики виробу і чому це єдиний, який буде виконувати вимоги. Це може включати доповнення до існуючої системи або заміну існуючої системи. Залежно від ситуації, тут можуть застосовуватися авторські права та торгові марки.
Поясніть, що станеться, якщо замість цього буде закуплено інший, нерівний предмет. Включайте будь-які затримки навчання, зміну стандартних операційних процедур тощо, які будуть коштувати часу, кошти та загальне завершення проектів.
Опишіть виконану роботу, щоб визначити, які інші подібні предмети пропонуються від інших постачальників і чому ці предмети не будуть задовольняти вимогам, викладеним у попередніх кроках. Це може бути явним, щоб включати в себе: назви компаній, контактну інформацію, а в деяких випадках і дійсні котирування.
Вкажіть ім'я, назву та контактну інформацію первинного контакту для SSJ (це не обов'язково повинна бути особою, яка її написала), а разом із замовленням включити копію.
Поради
-
Завжди дотримуйтесь запропонованого інституційного шаблону для SSJ, якщо він доступний, оскільки це є найбільш надійним способом отримання схвалення. Поговоріть з іншими, які написали SSJ, і попросіть побачити їхні приклади успішних подань. Так само, як тільки ви отримаєте успішне подання, збережіть цей документ у безпечному місці та закріпіть всі майбутні на тому, що очевидно важливо надати якомога більше інформації щодо реквізованих предметів; Чим менше часу буде витрачати покупка, повертаючись і ставлячи запитання до ініціатора SSJ, тим менше часу буде потрібно для отримання предметів.
Увага
Процес закупівель стає все жорсткішим, а SSJ стають більш складними та обтяжливими. Візьміть цей процес серйозно і проявіть повагу до процедур і сподівайтеся на краще.
