Для більшості людей розчарування є частиною життя. Відчуття настільки поширене, що багато людей проковтують емоції без скарги, повільно годуючи зростаючу пухлину. Вони можуть виправдовуватися для порушника, кажучи собі: «Вони роблять все можливе». Це може бути правдою, але трохи конструктивної критики ніколи не зашкодить. Підприємства та інші суб'єкти господарювання, які отримують листи розчарування, швидко усвідомлюють, що їхні інтереси полягають у тому, щоб зробити місце для покращення. Як говориться, «Скіпкове колесо отримує мастило».
Організуйте свої факти. Особа або компанія, якій ви пишете лист розчарування, не може покращити свою ділову чи особисту практику, якщо ви не чітко пояснюєте, яким чином вони зазнали невдачі. Перед тим, як написати лист, маєте список випадків, коли ви відчували розчарування, організовані в хронологічному порядку. Якщо у вас є офіційна документація з інших джерел, перед тим, як почати свій лист, у вас також є такі зручні документи.
Перелічіть свої скарги. Чітко поясніть, які ваші очікування були і як вони не були виконані. Використовуйте документацію з інших джерел, якщо це необхідно.
Поясніть, як відчувалися образи. Наприклад, якщо ви звертаєтеся до компанії швидкого харчування про неодноразове грубе обслуговування клієнтів, поясніть, що це змушує вас відчувати, що ваші гроші та меценатство не цінуються в їх організації.
Бути добрим.Пам'ятайте, що мета вашого листа - допомогти людині чи організації поліпшити, а не погіршити їх. Ви просто вказуєте способи, якими ви відчуваєте, що вони можуть працювати краще. При написанні листа розчарування компанії пам'ятайте, що людина, яка читає лист, швидше за все, не буде особою, з якою ви маєте скаргу. Не будьте грубими чи неприємними; зберегти тон листи, або, принаймні, професійний.
Вносити пропозиції щодо вдосконалення. Тепер, коли ви вказали на проблему, допоможіть, вказавши їх на рішення.
Представте свої вимоги. Якщо ви відчуваєте, що заслуговуєте на реституцію за свій досвід, то листом розчарування є місце, де можна запитати. Незалежно від того, чи вимагатимете Ви прямого відшкодування, чи знижка або безкоштовна послуга в майбутньому, вкажіть, що задоволення Ваших вимог піде довго, щоб утримати Вас як клієнта.
Введіть літеру. Професійна презентація вашого розчарування дозволить одержувачу знати, що ви серйозно.
Зробіть копії листа. У випадку, якщо ваш лист буде втрачений, стане питанням спору, або стане першим у довгому ланцюжку листів розчарувань, ви повинні мати копію для ваших записів. Якщо ви включаєте інші документи з листом, зробіть копії цих документів і надішліть копії. Завжди зберігайте оригінальні документи для себе.
