Чи потрібно створювати щорічний звіт для своєї організації? Не впевнені, як діяти? На щастя, можна розірвати процес створення щорічного звіту на невеликі, прості кроки. Найкраще, керуючи щорічним звітом, ви зв'язатися з ключовими особами, які приймають рішення у вашій організації. Ви можете служити у важливій, гучній ролі, що підвищує вашу кар'єру та доводить свою цінність до організації. Дотримуйтесь цих рекомендацій для допомоги у створенні щорічного звіту.
Почніть з цифр. Майже всі щорічні звіти оточують фінансові дані, навіть у неприбуткових організаціях. Зустрічі з фінансовими консультантами та / або бухгалтерами вашої організації, щоб переглянути фінансові показники минулого року, і визначити, яку інформацію потрібно включити до звіту цього року. Фінансовий статус вашої організації допоможе визначити тему та зовнішній вигляд для щорічного звіту.
Зверніть увагу, що точний зміст фінансового звіту буде змінюватися залежно від розміру організації, бізнес-моделі та статусу прибутку / неприбутковості. Проконсультуйтеся з фінансовими та юридичними консультантами, щоб підтвердити, які з наступних елементів включати: Звіт про прибутки і збитки --- основний виклад фінансової стабільності організації. У ньому наводяться дані про джерела грошей, витрати, чистий прибуток або збиток за рік. Баланс --- надає загальне уявлення про фінансовий стан організації. У ньому перераховані як активи, так і зобов'язання (суми заборгованості) організації. У комерційних організаціях баланс буде включати звіт про власний капітал. Це, по суті, ставить кількість акціонерів до вартості шляхом вирахування зобов'язань з активів. Звіт про рух грошових коштів --- звіти про те, як грошові кошти рухаються через організацію і скільки грошей є на руках. Ризики --- резюме бізнес-ризиків, з якими стикається організація або може зіткнутися в майбутньому. Примітки --- включають пояснення практики організації бухгалтерського обліку, пояснюють будь-які винятки із загальної практики бухгалтерського обліку і описують, як збиралася фінансова інформація. Компанії, що публікуються на біржі, повинні включати доповідь старшого керівництва, що підтверджує, що внутрішній бухгалтерський контроль відповідає вимогам Закону Сарбейнса-Окслі.
Зробити бюджет. Використовуйте витрати з звіту минулого року, якщо вони є, як відправну точку. Далі врахуйте поточні потреби. Запитайте, чи потрібна вам професійна фотографія? Написання допомоги? Бажаєте надрукувати та надіслати звіт і / або розмістити його на веб-сайті? Яку технічну допомогу вам знадобиться? Скільки коштуватиме друк та поштові витрати?
Виберіть тон і тему для змісту та дизайну річного звіту. Чи добре працює організація? Потім плануйте оптимістичний тон і яскравий, барвистий дизайн. Якщо організація зіштовхнулася з викликами або пережила бурю, то спритний тон і чорно-білий дизайн мають більше сенсу.
Плануйте вміст. Огляд діяльності за рік. Прочитайте останні новини, прес-релізи та новини. Які були ключові досягнення та віхи? Хто були високими виконавцями та різницями? Використовуйте свої відповіді, щоб скласти план змісту для річного звіту.
Почніть згори. Початок річного звіту з листом або колонкою від керівника організації (голови правління, президента або виконавчого директора). Повідомлення виконавчої влади має забезпечити огляд діяльності та досягнень року. Слід також підсумувати фінансові показники в термінах, які може зрозуміти загальний читач.
Дайте кредит. Включіть визнання керівництва та ключових співробітників у неприбуткові організації або донорів та добровольців у неприбуткових організаціях.
Перегляньте свій план з керівництвом. Обов'язково отримайте бай-ін на бюджет, тон і зовнішній вигляд. Зокрема, переконайтеся, що подання фінансової інформації відповідає офіційному затвердженню. Пам'ятайте, що керівництво, ймовірно, захоче підписати остаточний зміст та дизайн до публікації та розповсюдження.
Складіть звіт. Якщо вашій організації не вистачає письменників, фотографів і дизайнерів, вам може знадобитися самостійно виконати роботу або знайти волонтерів. Фірми маркетингових комунікацій і професійні фрілансери також є джерелами допомоги. Якщо ви плануєте надрукувати та надіслати звіт, отримайте цитати з кількох принтерів та поштових відділень. Вони також можуть допомогти у розробці річного звіту.
