Перевірка рахунка-фактури необхідна для будь-якого бізнесу; він передбачає перехресну перевірку отриманих або виставлених рахунків із сплаченими або отриманими сумами.Більшість систем бухгалтерського обліку є автоматизованими, але бувають випадки, коли необхідно вручну перевірити рахунки-фактури. Малі підприємства можуть вручну перевіряти всі рахунки-фактури, які діють до тих пір, поки існує система стримувань і противаг, яка обмежує нечесність працівників.
Вхідні рахунки-фактури
Один працівник повинен збирати рахунки, коли вони надходять, відокремлювати їх від постачальника, а ефір перевірятиме особисто або направляти їх працівникові, відповідальному за індивідуальний рахунок. Чи дійсно рахунок-фактура залежить від декількох факторів, тому важливо, щоб кожен з них опинився в правильному місці. Потім працівник повинен перевірити кожен пункт, записати вексель і переслати рахунок на оплату. Особи, відповідальні за перевірку рахунків-фактур, ніколи не повинні мати доступ до коштів для оплати.
Вихідні рахунки-фактури
Перед випискою слід перевіряти точність всіх вихідних рахунків. Хоча одна особа або відділ може нести відповідальність за введення товарів, включаючи збори з продажу та обслуговування, витрати на оплату праці та будь-які матеріали та матеріали, які використовуються для певної роботи. Кожен рахунок-фактуру слід перехресно перевірити з обліковим записом відповідного клієнта, щоб підвищити рівень задоволеності клієнтів шляхом точного виставлення рахунків та зменшити трудові витрати, спричинені виправленнями рахунків.
Платежі
Після підтвердження рахунків-фактур вони передаються фізичній особі або відділу для обробки платежів. Надзвичайно важливо, щоб особа, відповідальна за перевірку рахунків, не мала доступу до платіжних коштів. Ця система стримувань і противаг гарантує, що працівники не мають можливості підробляти чеки, сплачувати неіснуючі або фальсифіковані рахунки або виконувати інші нечесні практики.
Заяви
Коли повідомлення надходять або надсилаються, вони повинні бути перехресно перевірені з кожним рахунком клієнта або постачальника, щоб забезпечити точність. Підприємства, що працюють на суворо ручній основі, повинні впроваджувати ефективну систему подачі документів; всі рахунки-фактури повинні бути скопійовані за необхідності та подані під ім'ям клієнта або постачальника. Коли надходять заяви, окрема особа або відділ повинні перевірити, що кожна плата і платіж відображаються точно в заяві. Відділення відділу перевірки звітів від фактурних і платіжних підрозділів забезпечує подальшу точність і перешкоджає нечесній поведінці.
