Навіть з телефонами та Інтернетом, до цих пір потрібно іноді відправляти старомодний лист для ділових цілей. Оновлення записів облікового запису вашого підприємства з листом є ефективним, оскільки букву рідше буде забуто (наприклад, телефонні дзвінки), і менш ймовірно, що вони будуть проігноровані (наприклад, електронні листи). Вони також надають зручну паперову доріжку. Якщо вам потрібно оновити свої записи за допомогою листа, виконайте кілька порад, щоб переконатися, що ви охопили всі бази.
Елементи, які вам знадобляться
-
Комп'ютер
-
Принтер
-
Папір
-
Копіювальний апарат
-
Конверт
-
Штамп
Зверніться з листом до відповідного відділу, щоб переконатися, що правильні особи отримують вашу оновлену інформацію. Наприклад, якщо ви змінюєте свій чековий книжки або номер дебетової картки, зверніться до відділу кредиторської заборгованості. Якщо ви змінюєте свою адресу, зверніться з листом до "записів клієнтів". Якщо ви не впевнені, який відділ повинен обробити ваш запит, зателефонуйте компанії і запитайте, перш ніж звертатися до вашого листа, або знайдіть інформацію на веб-сайті компанії.
Вкажіть дату у верхній частині листа, як для записів компанії, так і для ваших особистих записів. Наприклад, якщо ви вимагаєте, щоб ваші послуги були скасовані або скорочені на певну дату, і компанія не обробляє ваш запит вчасно, у вас є підстави для неплатежів, оскільки у вас є копія датованого запиту.
Включіть номер свого рахунку. Це допоможе особі, яка обробляє ваш запит, знайти ваш обліковий запис і виконати ваш запит швидше.
Включіть стару інформацію. Наприклад, якщо ви переміщуєте або змінюєте свій номер телефону, вкажіть у листі "це мій старий адресу" або "це мій старий номер телефону". Компанії може знадобитися ця інформація, щоб витягти свій обліковий запис, щоб оновити свої записи.
Включіть нову інформацію. Вкажіть у листі "це моя нова адреса" або "це мій новий номер телефону". Можливо, ви захочете розмістити оновлену інформацію напівжирним шрифтом або великим шрифтом, щоб людина, яка обробляє ваш запит, матиме легкий час для пошуку інформації.
Запит зворотного листування. Попросіть, щоб вам було надіслано лист, який повідомить вам, що ваша інформація була оновлена. Коли ви отримаєте лист-підтвердження, зберігайте його в безпечному місці для ваших записів.
Зробіть копію листа, перш ніж відправити його, на всякий випадок, якщо вам потрібно повторно надіслати його або звернутися до нього пізніше.
