Відстеження запасів, безумовно, не є однією з найбільш приємних частин ведення продукту. Це вимагає жорсткої ручної роботи (підйом, переміщення, підрахунок), оформлення документів і багато часу, проведеного за комп'ютером. Доброю новиною є те, що як тільки ви нарешті встановите свою систему відстеження запасів, ваш бізнес стане набагато ефективнішим. Ви зможете відстежувати тенденції продажів і прибутків, ви будете знати, коли ідеальний час, щоб замовити або виготовити більше продуктів, і ви зможете швидше скласти фінансові звіти за рік і резюме.
Підрахуйте продукти, щоб визначити початковий запас. Після отримання остаточних цифр класифікуйте свій інвентар спочатку за назвою продукту, а потім за іншими специфічними атрибутами таких продуктів, як колір, розмір, дата або стиль. Наприклад, якщо ви тримаєте вишиті футболки як інвентар, ви захочете класифікувати їх за повідомленням на футболці, потім за кольором, а потім за розміром. Це полегшує вам відстеження та пошук потрібного вам запасу.
Створіть електронну таблицю в Microsoft Excel для відстеження запасів, якщо у товарно-матеріальних запасах менше 10 типів продуктів. Створіть новий аркуш для кожного продукту і почніть з переліку початкового підрахунку запасів. З цього моменту на щотижневій основі віднімайте всі продажі кожного продукту, які виходять за інформацією вашого реєстру. Додайте нові запаси під час його надходження. Відрегулюйте загальний обсяг запасів, коли повертається продукт. Обов'язково вкажіть дату поруч з кожним записом.
Якщо у вас є більше 10 типів продуктів для інвентаризації, розгляньте можливість налаштування бази даних інвентаризації в Microsoft Access (див. Ресурси для посилання на шаблони, які можна використовувати). Шаблони інвентаризації баз даних Microsoft Access є більш привабливими, автоматизованими і простими у використанні. Вона також дозволяє друкувати зручні звіти про інвентаризацію, щоб відстежувати продажі, додавання та повернення запасів.
Якщо ви є роздрібним магазином, який продає багато різних предметів, придбайте професійне програмне забезпечення для управління запасами, щоб інтегруватися зі сканером штрих-кодів та реєстром (ами) у ваш магазин. Це буде дорогим, але вартою витрат, оскільки це стане надзвичайно великим і трудомістким, щоб оновити базу даних вручну за допомогою багатьох елементів для відстеження (див. Ресурси для пропозиції програмного забезпечення для відстеження запасів). Якщо ви оптовик, дистриб'ютор або виробник, який працює тільки з рахунками-фактурами (без прямих продажів клієнтам), ви також можете відстежувати свої запаси за допомогою документації на рахунку-фактурі.
Якщо ви є роздрібним магазином магазинів, робіть інвентаризацію вручну щонайменше раз на рік, щоб переконатися, що інвентар на папері відповідає інвентаризації в магазині. Через усадки (крадіжки), цифри можуть різко відрізнятися, якщо не проводиться регулярна інвентаризація. Змініть номери на комп'ютерній системі, щоб відобразити усадку.
Поради
-
Якщо у вас є дуже великий магазин, ви можете найняти компанію третьої сторони, щоб прийти і зробити вашу перевірку інвентаризації вручну. Вони, як правило, виконують свою роботу після закриття магазину і вночі. Хоча усунення, безумовно, є проблемою для будь-якого бізнесу, суму, яку ви втрачаєте, можна списати, надавши вам майбутні податкові пільги. Це ще одна причина, чому так важливо регулярно здійснювати ручну інвентаризацію під час роздрібного бізнесу.
