Звіт про витрати - це звіт, поданий клієнту або роботодавцю, який деталізує витрати, заплачені працівником або підрядником під час виконання завдання для клієнта або роботодавця. Звіти про витрати також зберігаються власниками підприємств для цілей оподаткування.
Функція
Звіт про витрати документує витрати на виконання певної діяльності, які передаються особі, організації або корпорації, від імені яких була здійснена діяльність. Зазвичай, звіт про витрати лише деталізує витрати, які працівник, який готує, хотів би отримати відшкодування. Надходження та журнали, як правило, надаються на підтримку звіту про витрати, щоб переконатися, що витрати були фактично понесені.
Використання
Звіт про витрати часто використовується для відшкодування підрядникам і працівникам, забезпечуючи їх відповідність політиці внутрішніх витрат, а також правилам внутрішньої податкової служби щодо вирахування витрат бізнесу. Звіти про витрати також зберігаються для надання доказів IRS, що певні витрати були понесені в ході бізнесу.
Найпоширенішими витратами, на які відшкодовуються працівники, є витрати на проїзд, харчування та розваги.
Витрати на відрядження
Авіаперевезення, пробіг на особистому транспортному засобі, плата за проїзд, оренду автомобілів, готельні номери, їжу на дорозі, поради для працівників готельних служб та плата за паркування в аеропортах - це приклади витрат, які багато клієнтів або роботодавці відшкодують, якщо звіт про витрати витрати надаються.
Харчування та витрати на розваги
Виведення потенційного клієнта на обід або святкування акції в барі з колегою є прикладом витрат на їжу та розваги, які клієнт або роботодавець може відшкодувати, якщо надано звіт про витрати. Перед відшкодуванням коштів роботодавець або клієнт може вимагати отримання квитанцій, які документують поради та інші витрати на обслуговування.
Кредитні картки
Багато організацій і корпорацій вимагають від працівників оплатити бізнес-витрати за допомогою кредитної картки, виданої на ім'я працівника. Працівник часто особисто відповідає за оплату рахунку.
Організація або корпорація отримає копію векселя і відшкодує витрати, відображені в векселі цієї кредитної картки, тільки коли супровідні документи, такі як квитанції, журнали та обґрунтування бізнесу, надаються у формі звіту про витрати.
Увага
Важливо розуміти політику витрат або очікування клієнта / роботодавця перед тим, як понесені витрати, для яких очікується відшкодування. Дуже небагато речей можуть погіршити клієнт-підрядник або трудові відносини швидше, ніж розбіжності щодо грошей.
Часто є гарною ідеєю зберігати копію квитанцій, поданих з звітом про витрати, у разі необхідності дублювання подання.
