Ефективні системи зв'язку є невід'ємною частиною успішного бізнесу. Щоб залишатися конкурентоспроможним і продуктивним, компанія повинна розробити організований, ефективний підхід до відповідних і комунікаційних зв'язків зі своїми співробітниками, а також з клієнтами, постачальниками та іншими професіоналами. На щастя, бізнес-комунікація розвивалася з часом і включала різноманітні типи ділових повідомлень, починаючи від простих і перевірених до технологічно складних.
Повідомлення бізнес-телефону
Якщо у вашій компанії є більше однієї особи, вам, зрештою, доведеться вирішити, як найкраще записувати й розповсюджувати вхідні телефонні повідомлення. Деякі підприємства залучають когось до перегляду телефонних дзвінків, записують повідомлення від абонентів і поширюють їх на службовців, для яких вони призначені. Інші підприємства використовують автоматизовану систему голосової пошти, де абоненти залишають свої повідомлення як голосові записи. З голосовою поштою кожен співробітник відповідає за відстеження власних повідомлень. Деякі невеликі підприємства створюють лише скриньки голосової пошти для окремих відділів компанії, а не окремих працівників.
Офісні записки
Меморандуми (нагадування) - це тип кореспонденції, яку співробітники можуть використовувати для спілкування в межах власного відділу або між відділами однієї компанії. Пам'ятки, як правило, мають короткий характер і не мають формального форматування зовнішньої письмової ділової кореспонденції. Однак нотатки мають формат і загальну структуру. Кожен бізнес форматує пам'ятки за власними уподобаннями, але в загальному випадку нотатки показують одержувача, відправника та суб'єкта зверху, іноді напівжирним шрифтом. Тіло повідомлення знаходиться нижче цієї інформації в звичайному наборі. Співробітники можуть особисто розміщувати записки або використовувати поштову розсилку компанії. У деяких професіях, таких як правова сфера та сфера охорони здоров'я, люди використовують записки для надсилання коротких повідомлень іншим фахівцям та, у деяких випадках, клієнтам. Люди можуть надсилати такі записки поштою, електронною поштою та факсом.
Електронна пошта
Сьогодні багато компаній використовують електронну кореспонденцію як спосіб спілкування в компанії, а також з клієнтами, постачальниками та іншими підприємствами. Якщо у компанії є веб-сайт, співробітники можуть мати адреси електронної пошти з доменним ім'ям компанії, наприклад, "[email protected]". Кореспонденція електронною поштою має тенденцію бути менш формальною, ніж рукописна кореспонденція, що має свої переваги та недоліки. Багато підприємств, які дозволяють своїм співробітникам використовувати адреси електронної пошти компанії, вважають корисним встановити єдиний стандарт для електронної пошти компанії. Компанії можуть обмежувати використання працівників лише у комерційних цілях і суворо регулювати, які види вкладень електронної пошти може завантажувати працівник. Якщо підприємство має угоду про конфіденційність з працівниками, ця угода, ймовірно, поширюватиметься на використання службової електронної кореспонденції. Бізнес добре відповідає своїм правам вимагати від працівника представляти компанію в позитивному світлі, в той час як відповідна адреса електронної пошти компанії. Деякі підприємства можуть вимагати, щоб співробітники, які використовують електронну пошту компанії, додавали автоматичні підписи до електронної пошти. Цей підпис може містити повне ім'я та посаду працівника в компанії, а також назву підприємства, номер телефону, веб-сайт та іншу відповідну інформацію.
Бізнес-листування
Професійна ділова кореспонденція має довгу та формальну історію. Підприємства часто замовляють дизайн бланку, на якому друкується вся ділова кореспонденція. Дизайн бланку може включати логотип компанії, а також загальну контактну інформацію, таку як поштова адреса компанії, номери телефонів і факсів і адреса веб-сайту. Деякі компанії налаштовують основний шаблон бланку для фізичних осіб в компанії, додаючи до контактної інформації особисті розширення та окремі адреси електронної пошти. Письмове ділове листування має формальну структуру. Незважаючи на те, що точний формат може змінюватися, загалом, дата йде у верхній частині листа, а повна назва, назва, компанія та поштова адреса одержувача знаходяться нижче дати. Не потрібно додавати тему або мітки полів, наприклад "До:" поруч із ім'ям і адресою одержувача. Письмове ділове листування використовує відкриваючі привітання, такі як "Шановні" на початку, потім ім'я одержувача, і закриття привітання в кінці, наприклад "Щиро", з ім'ям відправника нижче. Відправник може захотіти підписати лист для особистого контакту. Якщо хтось інший, ніж відправник листа, написав або набрав його, друкарка повинна включати ініціали відправника, двокрапку та її власні ініціали під підписом. Якщо ж лист надсилається декільком одержувачам, він повинен бути адресований основному одержувачу, тоді всі інші одержувачі повинні бути позначені в нижній частині листа поруч із літерами "CC", які означають "копію".
