У сучасному світі ви можете спілкуватися професійно, використовуючи кілька методів. Важливо знати правила належної ділової кореспонденції для листів, листів і листів. Невеликі помилки можуть зробити різницю між враженням особи, яка отримує вашу кореспонденцію та ображає його. Крім того, корисно знати, коли буде достатньо електронного листа в порівнянні з набраним листом або рукописною запискою.
Традиційні літери
Друкуйте традиційні літери на фірмовому бланку, використовуючи важкий або текстурований склад. Бланк повинен містити ім'я, адресу, номер телефону та адресу електронної пошти відправника. Якщо бланк не доступний або лист є особистим, у верхньому лівому куті має з'явитися назву для особи або осіб, які відправляють лист. Наприклад, якщо ви і ваш чоловік / дружина надсилаєте скаргу компанії, вкажіть таке:
Пан і пані Джон А. Доу 123 Main St. Anywhere, США 555-555-5555 [email protected]
Далі, перерахуйте одержувача вашої кореспонденції і адресу на лівому полі. Назва та адреса повинні бути формальними, включаючи його назви та позначення.
Дата наступна у форматі написаного, наприклад: 23 червня 2010 року. Під датою, включіть рядок, що посилається на предмет листа, використовуючи форму "RE: (посилання)".
Привітання наступне і має відображати ваші стосунки з учасником. Якщо ви знаходитесь на першому імені, вітайте її з "Шановні" і включіть її ім'я. Якщо лист надходить до департаменту або невідомого одержувача, використовуйте "Шановні панове" або "Шановні пані та панове:" або навіть "До кого це може стосуватися".
Всі ділові листи повинні закриватися офіційно. Найкращий вибір для професійного завершення - це просто "Щиро" або "З найкращими побажаннями". Уникайте колючих закінчень.
Рукописні нотатки
Рукописна записка підходить у багатьох бізнес-ситуаціях, таких як подяки, поздоровлення за досягнення, подібні дипломи, сімейні народження, акції та співчуття.
Конверт повинен містити офіційну назву та адресу одержувача. Ваша адреса повернення повинна з'явитися на зворотній стороні конверта, хоча вона може йти у верхньому лівому куті фронту.
Картка повинна містити знайоме привітання на основі ваших стосунків. Якщо ви перебуваєте на основі імені, використовуйте перше ім'я. Якщо ні, то вибирайте поважне привітання, яке відповідає настрою.
Тримайте корпус нотатки коротко, записуйте або друкуйте акуратно синьою або чорною фарбою. Якщо у вас немає гідного почерку, знайдіть когось.
Дістань до суті. Якщо ви дякуєте, оберіть фразу або дві, що нагадує одержувачу, за що ви їй дякуєте, але не надто детально. Якщо ви привітаєте когось, вкажіть, для чого і, якщо потрібно, як ви отримали цю інформацію. Якщо залучення клієнта було в газеті, наприклад, зафіксуйте оголошення і включіть його до карти або посилайтеся на нього у Вашій записці.
Завершіть нотатку за допомогою "З повагою". Підпишіть лист з офіційною назвою та назвою, якщо ви менш знайомі з одержувачем. Якщо ви більш знайомі, ваше ім'я відповідне.
Електронна пошта
Електронна пошта є новим предметом дискусії для манери ділового спілкування. Перше правило полягає в тому, щоб знати, що ваш одержувач приймає або віддає перевагу електронній кореспонденції.
Представляйте респектабельний профіль електронної пошти. Ваша адреса та лінія теми повинні бути ідентифіковані та відображати ваш бізнес або професійний статус. Наприклад, якщо ви надсилаєте електронну пошту клієнтам, воно має бути "[email protected]" замість "[email protected]".
Немає потреби в внутрішній адресі, як з традиційними літерами, тому почніть з вітання, яке має відображати ваші стосунки з одержувачем і бути якомога більш формальними. Загальноприйнятою електронною поштою є відсутність простого привітання, яке повідомляє одержувачу, що електронна пошта призначена для нього.
Не використовуйте електронну пошту для вирішення бізнес-проблеми, яку потрібно обробляти особисто. Уникайте конфронтації електронною поштою та пам'ятайте, що електронні листи назавжди живуть на жорстких дисках і серверах і можуть використовуватися в суді.
Уникайте розбіжностей у службових електронних листах. Якщо потрібно включити багато деталей, створіть для них документ і прикріпіть його замість того, щоб розміщувати їх у тілі листа.
Уникайте використання емоцій, комп'ютерного сленгу, знаків оклику або знаків запитання більше одного разу, а також caps lock. Якщо у вас виникли сумніви щодо змісту чи формату, спробуйте друкувати його на бланку та оцінити його професіоналізм. Якщо це не здається професійним на папері, це не професійно в електронній пошті.
Зробіть закриття професіонала з "Спасибі" або "Щиро". Вашу інформацію про компанію та контактну інформацію потрібно вписати в підпис електронної пошти. Підпис сканованого або іншим способом електронного формату є прийнятним. Якщо ви зазвичай використовуєте цитату, підказку або іншу інформацію, оцініть, наскільки це доречно для бізнес-ситуацій.
