Документування внутрішнього контролю та процесів може бути складним завданням. Складні процеси представлені в легко зрозумілому стилі, і це не просте завдання. Ви повинні мати відмінні комунікативні навички, як усну, так і письмову, щоб добре попрацювати. Етапи створення гарної документації включають опитування працівників, спостереження, оцінку та організацію. Важливим аспектом створення документації є можливість подальших модифікацій. Процеси змінюються і, як наслідок, документи також повинні змінюватися.
Інтерв'ю співробітників. Це перший крок у цьому процесі. Не робіть припущень і не ставите запитання, щоб перевірити своє розуміння. Попросіть співробітників показати вам, про що вони говорять. Якщо комусь потрібно затвердити папір, попросіть побачити цей папір. Деякі люди люблять використовувати магнітофон, а потім переписувати інформацію. Це може бути гарною ідеєю, якщо хтось говорить і демонструє процес одночасно з великою кількістю деталей. "Показувати і розповідати" - це шлях.
Спостерігайте за своїм оточенням. Якщо процес додати рахунки-фактури для перевірки запитів, наприклад, зверніть увагу, якщо це фактично зроблено. Багато разів люди говорять вам правильний спосіб виконання певного процесу, але це не означає, що це саме те, як це робиться. Оскільки ви документуєте реальність, спостереження за процесом може бути корисним, щоб додати хорошу інформацію, не очевидну під час інтерв'ю. Подивіться в шафи для наповнення і зверніть увагу на те, що люди мають у своїх столах.
Оцініть ефективність процесу під час його документування. Якщо ви бачите, що процеси не працюють або виконуються двічі, зробіть нотацію про неї. Це найкращий спосіб додати користь вашим робочим документам. Коли ви оцінюєте процес, ви розглядаєте його об'єктивно, і ви можете внести пропозиції щодо вдосконалення. Переконайтеся, що дотримуйтесь протоколу під час надання рекомендацій. Пам'ятайте: якщо процеси змінюються через ваші рекомендації, вам доведеться документувати поліпшені процеси - не тільки старі.
Файлова документація в папках і в папках. Шаблони для стандартизації документації допомагають легко читати. Кожен підшивка або папка повинні мати індекс з інформацією про область. Наприклад, ви можете мати підшивку щодо облікових записів рахунків, де можна було б подавати наративи та блок-схеми, що документують процес. У вас може бути інша підшивка про нарахування заробітної плати та ще одне про дебіторську заборгованість. Поділ документації на процеси може допомогти користувачам у пошуку інформації. Майте ту ж саму організацію на всіх папках, що стосуються порядку документації, змісту перед і т.д. Це дуже важливо, коли необхідно внести зміни, і потрібно швидко знайти певний пункт.
Поради
-
Використовуйте Word або іншу програму для створення документації.
Розглянемо програмне забезпечення, яке відповідає вашій галузі, що може заощадити час у письмовій формі та організації. Розгляньте можливість виконання нарративів і блок-схем, щоб покращити ясність Уникайте використання жаргону або ініціалів
Інші міркування включають: Напишіть короткі речення і уникайте пасивного голосу; не прикрашайте його і не припускайте судження. Наприклад, не пишіть про приємну портьє. Пишіть про адміністратора. Не використовуйте реальні імена людей - завжди використовуйте назви позицій і зберігайте їх узгодженими по всій документації; щоб менеджер або керівник прочитали вашу документацію, щоб переконатися, що вона правильна; і мати на увазі конфіденційну інформацію в документації. Не показувати приклади підписів чеків або показувати в ньому конфіденційну інформацію про заробітну плату.
Увага
Будьте в курсі користувачів вашої документації. Вони можуть включати не тільки внутрішніх людей, а й аудиторів та інших зацікавлених сторін. Це дуже видно. Отже, переконайтеся, що у вашій роботі немає ніяких незручних граматичних або орфографічних помилок.
