Від передпокоїв і класів вищої освіти до кабінетів корпоративної Америки, деклараційні листи служать безліччю цілей у сфері спілкування. Як випливає з його назви, лист проголошує щось. Це також можна розглядати як твердження факту, оголошення або роз'яснення. Іноді виникає спірне питання, або загрожують гроші або репутація. З будь-якої причини ви пишете лист-декларацію для своєї організації, приймайте розумний і логічний тон, підтримуйте свою увагу і тримайте лист коротким і лаконічним.
Вкажіть мету декларації
Вкажіть свою мету в письмовій формі. Наприклад, скажіть, що ви пишете лист-декларацію своїм співробітникам, щоб оголосити про запуск нового продукту або послуги. Не втрачайте часу на те, щоб: «Я пишу, щоб повідомити, що після чотирьох років інтенсивних досліджень і досліджень, компанія ABC Vitamin розпочне 17 лютого нову добавку для травлення, яка називається Quell».
Заповніть деталі
Надайте інші відповідні деталі декларації. У цьому прикладі ви можете вказати, скільки коштуватиме додаток і де його буде продано.
Заплануйте час відповіді на запитання
Передбачайте потреби вашої аудиторії - у цьому випадку, ваших співробітників. Вони хочуть знати, як на них впливає декларація - запуск продукту. Замість того, щоб пригальмувати ваш лист з деталями, ви можете скликати зустріч, щоб оприлюднити продукт і відповісти на запитання. У листі надайте час і дату такої зустрічі та вкажіть, чи відвідування є необов'язковим або обов'язковим.
Закрийте заяву
Закрийте лист декларації на спритній ноті, беручи до уваги вашу корпоративну культуру та поточну динаміку. Можливо, ви захочете наголосити, надавши прогноз того, що декларація - запуск продукту - може означати для вашої компанії. Ви можете зробити заклик до дії, або заходи, які ви очікуєте від працівників у зв'язку з декларацією. Або, якщо ви відчуваєте опір на горизонті, висловіть сподівання, що ваша організація об'єднається, щоб зробити джерело декларації успішним.
Завершіть справу, дякуючи одержувачам за їхній час. Прямі проміжні питання направляйте до свого безпосереднього керівника або ще краще, безпосередньо до вас, щоб підтримувати дух співпраці.
Виконайте ретельне коригування
Декларація про інтереси часто стає частиною історії компанії - і може бути розміщена на веб-сайті для чужих людей. Як така, вона повинна бути джерелом гордості і рішучості. Дайте собі час для коректування, редагування та перегляду вашого листа декларації. Попросіть довіреного колегу або довірену особу переглянути ваш лист і запросити їхні коментарі та конструктивну критику. Зробіть свою декларацію прикладом, щоб надихнути інших.
