Сучасні компанії можуть сегментувати повідомлення для орієнтування на малі групи клієнтів або миттєво доставляти новини на великі, розсіяні робочі сили. Однак, ці можливості не зробили бізнес-комунікації менш складним, ніж раніше. Хоча організації швидко вивчають наслідки невдалого спілкування з клієнтами та зовнішніми зацікавленими сторонами, Неефективні внутрішні комунікації можуть виявитися складнішими поки не стало занадто пізно.
Проблеми переваги
Співробітникам може важко узгодити свої комунікаційні уподобання з перевагами своїх співробітників. Старший працівник може вважати за краще спілкуватися по телефону, наприклад, у той час як його молодший колега покладається на електронні комунікації. Якщо молодий працівник відповідає на повідомлення голосової пошти електронною поштою, замість того, щоб повернути дзвінок, старший працівник може відчувати неповагу, Найкраще скористатися методом, який бажає ваш колега. Якщо ваш контакт в ІТ завжди відповідає на ваші електронні листи швидко, але триває довгий час, щоб повернути телефонний дзвінок, передача ваших запитань в електронному вигляді є більш ефективним рішенням.
Спілкування поганих новин
Повідомлення своєму начальникові, що ви щойно втратили ключовий обліковий запис, не є легким для більшості. Також нелегко передавати новини довгостроковому постачальнику, що ви переключаєте свій бізнес на свого конкурента. Роберт Біс, професор Школи бізнесу McDonough в Джорджтауні, зазначає, що це часто змушує людей відкладати повідомлення іншій стороні про погані новини.
Замість цього, Bies пропонує багатосторонню комунікаційну стратегію для подолання цих викликів. Підготуйте зацікавлених осіб до поганих новин заздалегідь. Доставляйте новини своєчасно та чесно, а потім пом'якшіть її можливими рішеннями та будь-якими очевидними срібними накладками. Можна, наприклад, сказати, що у вас є декілька причин для заміни втраченого бізнесу, що вимагало б менше поїздок для ваших торгових сил
Поради
-
Деякі працівники можуть відчувати себе незручно, спілкуючись відверто зі своїми начальниками через їхню посаду в компанії або їхню історію. З цим, на думку експерта з лінгвістики Дебора Таннена, особливо можуть боротися жінки.
Занадто багато - або недостатньо
Скільки інформації для розповсюдження серед співробітників і зовнішніх зацікавлених сторін є постійним викликом для менеджерів. Страшні новини, подібно до реорганізації, можуть призвести до сильних реакцій, якщо вона, здавалося б, вийшла з неба. Сповіщення індивідуумів на зустрічах «один-на-один» або «на менші» може дати лідеру можливість дізнатися, хто, швидше за все, заперечуватиме на новини, і які їхні причини.
З іншого боку, менеджер також може надайте занадто багато інформації якщо висновок до повідомлення розпливчастий або відкритий. Оголошення про це звільнення може прийти в найближчому майбутньому, наприклад, призводить до занепокоєння і може призвести до того, що ключові співробітники намагатимуться приймати інші робочі місця. Вона також може зменшити офісну продуктивність працівників, якщо співробітники витрачають свій час на пліткування та роботу над їх резюме.
Неформальні комунікації можуть довести дорого
На відміну від спілкування на робочому місці, електронні повідомлення залишають письмовий запис про те, що відбулося. Швидке повідомлення електронної пошти може повторити розмову та надати цінне підтвердження, якщо пізніше виникнуть питання. Однак, ведення записів електронного поштового трафіку, програмного забезпечення для чату та інших неформальних електронних розмов на робочому місці може бути головним болем для тих, хто в ІТ - не кажучи вже про юридичну команду. Здається, що розмови, які виникають, можуть виявитися дорогими. Департамент юстиції США, наприклад, використовував коментарі в чаті, щоб допомогти зробити справу з маніпуляціями з валютою проти великих банків, таких як UBS, Citigroup і J.P. Morgan Chase.
Управління проектами
У звіті Інституту управління проектами за 2013 рік встановлено, що за кожний мільярд доларів, витрачених на проекти, 75 мільйонів доларів є ризикованим виключно в результаті неефективних комунікацій. Прогалини можуть виникати, коли не всі зацікавлені сторони мають однакове розуміння переваг проекту, або коли мова, яка використовується для доставки повідомлень, неясна. PMI пропонує вам адаптувати свої комунікації до потреб кожної групи зацікавлених сторін. Проектна пропозиція щодо редизайну веб-сайту, наприклад, може бути зосереджена на вигодах високого рівня, коли ви зустрічаєтеся зі старшими керівниками компаній. Він буде використовувати більше технічної мови і конкретних даних, коли він буде представлений людям, які повинні виконати роботу.
