Ви не задоволені певним продуктом або послугою. Замість того, щоб скаржитися друзям і родичам, вживайте заходів і напишіть лист-скаргу. На додаток до постійного запису Вашої скарги, письмовий лист-скарга може мотивувати компанію, відповідальну за продукт або послугу, для того, щоб Ви та інші клієнти не відчували цих проблем у майбутньому. Створіть добре відформатований діловий лист, який отримає позитивні результати.
Елементи, які вам знадобляться
-
Щоб написати лист-скаргу, вам знадобиться:
-
Рахунки-фактури та квитанції
-
Високоякісний обв'язувальний папір
Створіть лист, використовуючи повноблоковий формат, який віддає перевагу більшість підприємств у Сполучених Штатах. Ліворуч виправдати всі частини листа. Ви можете вставити двокрапку або кому після вітального вітання і кома після безкоштовного закриття. Також можна виключити знаки пунктуації.
Почніть дату від 6 до 10 рядків нижче бланку або заголовка. Використовуйте американський формат, наприклад, 15 січня 2011 року.
Залиште від чотирьох до шести рядків між датою та внутрішньою адресою. Вкажіть ім'я контактної особи та назву компанії. Телефонуйте на комутаторі компанії і запитайте ім'я та посаду відповідного менеджера. Підтвердьте правильне написання його / її імені. Якщо ви не можете визначити ім'я, скористайтеся відповідним заголовком, таким як "Менеджер обслуговування клієнтів".
Залиште два порожні рядки і введіть привітання. Не використовуйте "Шановні пані та панове" або "До кого це може стосуватися". Використовуйте прізвище одержувача з відповідним особистим заголовком. Якщо ви не впевнені щодо статі, використовуйте "Шановний Кріс Сміт".
Подвійне простір і початок тіла листа. Використовуйте принаймні три абзаци для листа, залишивши подвійний пробіл між ними. Коли ви складаєте лист, зверніться до будь-яких рахунків-фактур або інших документів, які ви отримали від компанії. Переконайтеся, що всі назви продуктів, ціни та інші деталі є точними.
Почніть з позитивної ноти. Використовуйте перший абзац, щоб згадати вашу лояльність до торгової марки або компанії. Наприклад, "Я завжди користувався покупками меблів у вашому магазині. Я ціную чудові поради, які я отримав від вашого декоратора в магазині і відчуваю себе дуже комфортно з усіма своїми покупками".
Використовуйте другий параграф, щоб включити будь-які деталі, які читач повинен знати, щоб обробити вашу скаргу. Наприклад, "25 лютого 2011 року я замовив у вашому онлайн-каталозі подорожник (замовлення № 5768, блакитний квітковий принт, розмір королеви). Через два тижні я отримав підодіяльник. металевий запах, який затримувався після двох пральних машин. Не надсилайте оригінальні копії квитанцій або інших документів.
Висловіть свої очікування в третьому пункті. Наприклад, "Оскільки функція парової праски не працює належним чином, я очікую повне і негайне повернення $ 52,38 плюс поштові витрати, які я заплатив за повернення заліза. Я буду чекати 4 тижні для вашого відповіді. Якщо я не чую від вас, я звернуся до Бюро кращого бізнесу."
Залиште два порожні рядки та введіть відповідне безкоштовне закриття, наприклад "Ваш по-справжньому" або "Щиро". Залиште чотири-шість порожніх рядків для підпису. Прямо під ним введіть машинописний підпис.
Двічі пробіл і введіть Додаток (и).
Поради
-
Використовуйте високоякісний обгортковий папір. Створіть заголовок, що містить ваше ім'я, адресу, номер телефону та адресу електронної пошти. Напишіть короткі абзаци та збережіть довжину листа на одній сторінці. Використовуйте функцію "Попередній перегляд" програми обробки текстів, щоб перевірити вертикальне розташування листа. При необхідності відрегулюйте інтервал. Попросіть довіреного друга або родича провести коректування вашого листа. Окрім перевірки орфографічних, пунктуаційних та граматичних помилок, ваш друг або родич повинен переконатися, що тон листа є доречним.
