Листи про наміри є офіційними документами, які є частиною між пропозицією та юридичним контрактом. Вони викладають основні деталі комерційної угоди або дослідницької пропозиції з наміром чітко визначити всі зацікавлені сторони щодо ключових моментів. Завдяки своїй природі ці листи мають певну структуру; тому важливо знати, як форматувати лист про наміри.
Відкрийте новий файл у вашому програмному забезпеченні. Введіть ваше ім'я та адресу на перші три-чотири рядки документа. Залиште порожній рядок і введіть ім'я та адресу одержувача листа. Залиште інший порожній рядок і введіть дату. Додайте ще два порожні рядки. Почніть відповідний лист, звернувшись до його адресата по імені; наприклад, «Шановний містер Джонс».
Почніть перший абзац, пояснивши, чому ви пишете. Якщо це діловий лист, згадайте попередні відносини з компанією, які привели вас до попередніх домовленостей, які ви досі зробили. Якщо це коледж чи університетський лист про наміри, коротко поясніть свій досвід та повноваження; такі, як відповідна кваліфікація та досвід.
Початок нового абзацу. Деталізуйте свою пропозицію, включаючи відповідні деталі щодо всіх узгоджених аспектів проекту. Це може займати два або більше абзаців, залежно від складності проекту. Для підприємств, обов'язково викладіть у простій мові кожен аспект проекту; від ціноутворення до запланованого завершення або дати поставки. Для дослідницьких пропозицій поясніть, якою є мета дослідження та яким чином вона буде досягнута.
Додайте останній абзац. У діловому листі про наміри, цей пункт призначений для визначення будь-яких термінів спеціалістів, які використовуються в схемі проекту, і деталізують будь-яку додаткову відповідну інформацію, таку як узгоджений термін для прийняття остаточних термінів. Для дослідницьких листів додайте до пропозиції будь-яку додаткову релевантну інформацію, наприклад, ім'я будь-якого викладача або наставника, якого ви вже вишикували.
Напишіть кінцеву лінію, що вимагає відповіді на ваш лист про наміри. Додайте рядок підписування, наприклад, «З повагою». Залишіть від трьох до чотирьох порожніх рядків, у яких ви зможете підписати своє ім'я, коли лист буде надруковано. Введіть своє ім'я, кваліфікацію (за потреби). Якщо ви пишете діловий лист про наміри, додайте свою позицію в компанії під своїм ім'ям. Збережіть копію листа для ваших записів.
Поради
-
Оскільки одержувачі цих листів про наміри, ймовірно, отримають багато таких листів, а також мають справу з іншими справами, важливо, щоб ви залишилися короткими. Ви повинні включати лише ті деталі, які мають відношення до проекту і навіть тоді, тільки ті деталі, які вже були узгоджені. Все інше може чекати наступних обговорень.
Увага
Листи про наміри існують в межах туманної юридичної сфери між пропозиціями та фактичними контрактами. Тому що вони є заявою про те, де переговори досягнуто, а не документ, що деталізує обов'язкову угоду, чи будуть будь-які умови в контракті в кінцевому підсумку обов'язковими для будь-якої з сторін буде справа судів, якщо справа пізніше проходить. Завжди консультуйтеся з адвокатом перед тим, як покладатися на умови листа про наміри.
