Визначте бар'єри для комунікації

Як би ви не намагалися їх уникнути, між співробітниками, менеджерами та клієнтами з'являться бар'єри спілкування. Невдача спілкування може викликати зайві затримки, розчарування і потенційно втрачену справу. Доброю новиною є те, що існують способи подолання бар'єрів в комунікації, щоб ваш бізнес працював безперебійно.

Що таке бар'єри в бізнесі?

Комунікаційні бар'єри можна знайти скрізь у бізнесі, від зверху вниз до середнього менеджменту до зовнішніх відносин. Порушення зв'язку виникають організаційно, наприклад, коли члени команди є ізольованими, або індивідуально, коли людина неправильно тлумачить або ігнорує те, що говорить інший. Вони можуть виникнути через занадто багато відволікаючих на роботі чи недостатньої ясності щодо проекту. Кілька прикладів загальних бар'єрів спілкування, які ви можете побачити у вашому бізнесі:

Відволікання. Якщо ви не присутні в розмові, це може призвести до нерозуміння. Незалежно від того, чи це багаторазові перерви, чи багатозадачність, або перехід на наступну зустріч, відволікання - це бар'єр для спілкування, який може викликати багато проблем. Це також те, що легко усунути, якщо ви вчитеся зосередитися і бути присутнім у цей момент.
Погане управління. Коли працівники не люблять своїх менеджерів або не відчувають, що вони можуть відкрито говорити з ними, канали комунікації швидко закриваються. Менеджери, які не дають зворотного зв'язку, не слухають проблем, не можуть відкрито говорити про відповідний бізнес компанії або не ставлять запитань своїх співробітників, створюють бар'єри для спілкування, які не потрібно існувати.
Відсутність розмови. Звичайно, найкращим способом спілкування є розмова. Проте в ці дні люди, швидше за все, мають текст або електронну пошту, коли їм потрібно обговорити проблему. Цей тип односторонньої розмови часто призводить до непотрібних непорозумінь і розчарувань і може бути марною тратою часу. Проблема, яка може бути розглянута в прямому, 15-хвилинному, розмовному спілкуванні, стає одноденним обміном словами, що не має вирішення.
Фізичні бар'єри. Коли керівництво ізолює себе на іншому поверсі будівлі від решти робочої сили або робочі групи призначаються на окремі офіси, створюються фізичні бар'єри, які призводять до поганого спілкування.
Особистісні відмінності. Швидше за все, у вас є кілька типів особистостей, які плавають навколо вашого бізнесу. Існує також ймовірність того, що деякі з цих особистостей просто не розрізняються і мають різні стилі спілкування, що призводить до непорозумінь, стереотипів і мовчання.
Відсутність ясності. При роботі із зацікавленими сторонами, клієнтами та персоналом важливо мати чітку політику компанії. Часто це не створює плутанини і розчарування, що призводить до того, що люди не хочуть співпрацювати з вами.

Якщо вам знадобиться деякий час, щоб оцінити своє робоче місце, щоб дізнатися, як люди спілкуються, ви, швидше за все, знайдете ці та інші поширені приклади бар'єрів для спілкування. Деякі з них можуть бути вирішені швидше, ніж інші, але всі вони вимагають доброї участі та хороших комунікативних навичок від вашої команди.

Приклади комунікаційних бар'єрів

Не всі перешкоди для спілкування очевидні. Може здатися, що ви розмовляєте і є продуктивними, але не пізніше ви усвідомлюєте, що нічого насправді не досягнуто. Ось як зустріч команди з менеджером може бути переповнена бар'єрами:

Команда зустрічається о 10:00 ранку з менеджером, щоб перейти на майбутню мережеву подію. Члени команди прибувають оперативно, але менеджер має телефонну розмову. Кожен незграбно сидить у кімнаті, не знаючи, коли розмова закінчиться і коли зустріч дійсно почнеться.

Через десять хвилин менеджер зосереджує свою увагу на людях у кімнаті і просить провести зустріч. Ніхто його не має, тому хтось намагається швидко написати один. При цьому менеджер відволікається на інший телефонний дзвінок, який вимагає, щоб він залишив офіс за 15 хвилин, щоб зустрітися з кимось за межами компанії. Це призводить до поспішної зустрічі, де люди не ставлять багато питань, тому що вони хочуть охопити якомога більше матеріалу в теперішній час.

Після того, як зустріч закінчиться, і всі повернуться в свої офіси, команда може зрозуміти кілька речей: вони не охоплюють деякі важливі питання, які потрібно обговорювати, вони відчувають поспіх і ігноруються менеджером, намагаючись обговорити, що вони зробили. і вони не підуть далі у своєму плануванні майбутньої події в мережі, ніж це було до зустрічі. Перешкоди для спілкування призвели до втрати часу та відсутності продуктивності для всіх учасників.

Інші бар'єри для спілкування - нахабні, як член команди, який пропускає термін призначення, не даючи вам причини або менеджера, який налаштовує і грає зі своїм телефоном кожного разу, коли ви намагаєтеся розмовляти. Це може бути організаційна бюрократія, яка перешкоджає тому, щоб нові ідеї ніколи не набули реального результату або відсутність внутрішньофірмового спілкування серед працівників різних рівнів у бізнесі.

Проблеми зовнішніх комунікацій

Якщо ви перебуваєте в бізнесі, який обслуговує клієнтів, зовнішні комунікації так само важливі. Наприклад, якщо ви не чітко рекламуєте, як діють довгі ціни на продаж, ви можете в кінцевому підсумку розлютити клієнтів, наполягаючи на тому, що вони сплачують тільки те, що ціна продажу буде через місяць. Якщо ви надаєте інформацію про обслуговування клієнтів на своєму веб-сайті, але не маєте прямого способу зв'язатися зі своїм відділом обслуговування клієнтів, ви можете отримати скарги громадськості на ваших сторінках у соціальних мережах замість однієї скарги, яку можна було б опрацювати швидко та приватно.

Незалежно від того, чи є бар'єри для спілкування очевидними або тонкими, вони нічого не допомагають успіху бізнесу. Насправді, вони можуть закінчитися тим, що викликають набагато більше проблем, ніж ви очікуєте.

Падіння бар'єрів зв'язку

Ви можете думати, що вам не потрібно витрачати час на роботу з комунікацією у вашому бізнесі, але існує багато наслідків для ігнорування проблем з комунікацією. Перешкоди для комунікації призводять до розчарованих співробітників і клієнтів, які не відчувають, що їх чують. Коли це станеться, персонал стає менш мотивованим, що призводить до відсутності продуктивності, творчості та інновацій. Нездатність ефективно спілкуватися з клієнтами і клієнтами може навіть призвести до втрати бізнесу.

Якщо працівники не відчувають, що те, що вони говорять, мають або мають якийсь вплив, вони можуть перестати говорити взагалі і не спілкуватися, коли щось не так, або коли буде пропущений термін. Це призводить до неефективності, помилок і культури компанії, що заохочує ізоляцію, а не колективну роботу.

Коли люди не відчувають, що вони мають відкриті канали для спілкування, багато людей закриваються і просто проходять рухи на своїй роботі. Це, ймовірно, не те, що ви хотіли б відбутися у вашій компанії, тому необхідно розставити пріоритети хорошого спілкування між вашим персоналом і зовнішнім з клієнтами, постачальниками та клієнтами.

Як подолати бар'єри зв'язку

Найкращим способом подолання бар'єрів в комунікації є запобігання їх в першу чергу. Це робиться шляхом встановлення чітко визначеної політики для вашого бізнесу, яка заохочує спілкування. Вона може бути такою ж простою, як встановлення короткого ранкового засідання для вирішення проблем і проектів або більш складної ієрархії, яка визначає, з ким говорити, коли виникає проблема. Таким чином, всі знають, що вони мають шанс бути почутими.

Ця комунікаційна політика повинна бути написана та переглянута з усіма новими співробітниками, а також регулярно переглядатися та оновлюватися, щоб відображати сучасні технології та практику компанії. За необхідності, навчання комунікативним навичкам та конкретні комунікаційні політики можуть бути корисними, особливо для тих, хто не є найкращими комунікаторами.

Навіть тоді, коли люди знають, що вони мають почути, все одно важливо, щоб співробітники брали активну участь у поліпшенні комунікації по всій компанії. Заохочуйте своїх співробітників до:

Поговоріть особисто. Коли це можливо, розмовляйте особисто. Таким чином, немає ніякої плутанини щодо тону або сенсу. Якщо є, то можна негайно розібратися, усунувши розчарування і нерозуміння. Заохочуйте співробітників підняти телефон і розмовляти, якщо вони не можуть зустрітися особисто, особливо якщо проблема складна. Використовуйте лише електронну пошту та текст, якщо вона є останньою можливістю або швидким запитанням.
Обмежте відволікання. Розмови вимагають як розмови, так і слухання. Переконайтеся, що ви дійсно слухаєте, обмежуючи перерви, відкладаючи телефон і зосереджуючись на тому, що говорить інша людина. Це допоможе подолати комунікаційні бар'єри і змусить іншу особу почути і почути. Відволікання слід обмежувати особисто або по телефону.
Політика відкритих дверей. Заохочуйте політику відкритих дверей, щоб люди знали, що вони можуть спілкуватися з менеджерами або іншими командами в будь-який час. Ця політика повинна поширюватися на зацікавлених сторін і клієнтів, які повинні відчувати, що вони можуть звернутися до відповідної особи у вашій компанії в будь-який час, коли вони мають проблему або стурбованість.
Створення соціальних можливостей. Люди частіше залучаються до людей, яких вони знають. Створення соціальних можливостей у вашій компанії та створення мережевих заходів для зовнішніх клієнтів можуть допомогти людям дізнатися один одного і відкрити комунікаційні лінії. Як тільки люди зустрічалися і мали розмову, вони, ймовірно, почуватимуться більш комфортно в майбутньому.
Не ускладнювати. Інший поширений бар'єр для спілкування намагається справити гарне враження. Будь собою. Викиньте жаргон або формальний словник в обмін на особисті історії та чітку, лаконічну мову. Будьте дружні, теплі та справжні. Якщо це професійні відносини, підтримуйте свої межі, залишаючись при цьому чутливими до проблеми.
Стверджуйте. Важливо визнати досвід інших людей і відповідним чином реагувати. Слідкуйте за мовою тіла і емоціями, а також слухайте слова, які обмінюються. Будьте уважні до інформації, яку ви отримуєте, і будь-яких почуттів, які виникають. Задавайте питання, будьте позитивними та надайте корисну та підтримуючу інформацію, коли зможете.
Розглянемо культуру. Пам'ятайте про вирази, жести, релігійні та політичні переконання, пов'язані з різними культурами, коли ви розмовляєте, щоб ваше повідомлення не було неправильно витлумачено. Важливо також перевірити будь-які узагальнення та стереотипи про культурні групи, перш ніж переходити до висновків. Як люди думають, реагують і бачать світ може змінюватися в широких межах через культуру.
Пріоритети. Зосередьтеся тільки на інформації, яку ви хочете передати, а не робити дамп інформації. Занадто багато інформації відразу може призвести до перевантаження слухача, що призводить до бездіяльності. Представляючи лише релевантну інформацію, ви більш чітко повідомляєте, що саме важливо і що потрібно робити одержувачу.
Виправте мову тіла. Комунікація не є просто словами. Він також походить від вашого тіла. Як ви сидите і рухаєтеся, розмовляючи з ким-небудь, часто говорять набагато більше, ніж слова коли-небудь. Зробити контакт зором і використовувати відповідні невербальні жести пройти довгий шлях. Уникайте дивитися роздратований, підкреслив або відволікатися, щоб запобігти кому-небудь з бажання розмовляти з вами.