Оптимізація політики та процедур у установах компанії може бути складним процесом. Незалежно від того, чи є компанія виробничим підприємством або лише невеликим офісом, це значно виграє від оптимізації всіх політик і процедур, в яких компанія бере участь. Оскільки цей процес вимагає вивчення всіх рівнів компанії, може знадобитися кілька років, перш ніж завдання буде повністю завершено.
Досліджуйте всі політики та процедури, які відбуваються в межах вашої компанії або компанії, для якої ви працюєте. Візьміть кілька днів, щоб спостерігати за кожним відділом компанії і які політики і процедури вони роблять щодня.
Зверніть увагу на будь-які процедури та політику, які є надлишковими або уповільнюють продуктивність працівників. Дізнайтеся, скільки часу потрібно, щоб отримати дозвіл на виконання завдань, а також будь-які ліцензії, нотаріуси або дозволи судів.
Оцініть кожну політику та процедуру для економічної ефективності, ефективності та необхідності.
Складіть новий план політики та процедур, що виключає будь-які непотрібні адміністративні завдання, схвалення або оформлення документів. Наприклад, працівники можуть вводити дані в електронну таблицю і надсилати їх електронною поштою, а не друкувати на паперовому носії.
Візьміть до уваги будь-які дублюючі процеси, які відбуваються в компанії, наприклад, перегляд проекту кількома різними людьми. Усуньте якомога більше повторюваних кроків. Наприклад, проект, який розглядається кількома користувачами, може потребувати лише одного кваліфікованого перегляду.
Запитайте працівників, менеджерів і навіть зовнішніх партнерів, які працюють з компанією, що вони змінять щодо політики та процедур цієї компанії. Це може принести велику кількість недосконалих політик і допомогти зробити компанію, на якій задоволені всі рівні.
Знайдіть найшвидший і найпростіший спосіб виконання завдань, спостерігаючи, як декілька працівників виконують одне і те ж завдання. Як тільки ви виявите ідеальний спосіб виконання цього завдання, навчите всіх інших співробітників виконати завдання таким чином.
Ремонт та модернізація всього обладнання, машин та комп'ютерів у компанії. Це зменшить непродуктивний час і допоможе прискорити остаточний процес.
Перевірте всі інструкції та навчальні документи. Спростіть усю мову та зменште всі непотрібні частини посібника, щоб забезпечити чіткий і стислий стандарт виконання завдань.
Зберіть всі дані, а потім створіть пропозицію щодо усунення непотрібних політик і процедур. Представляйте дані власникам компанії так, щоб вони могли визначити, які зміни необхідно здійснити.
