Типова організація бізнесу виконує свою роботу, створюючи ряд завдань, які виконуються та виконуються за потребою. Ці завдання можуть включати закупівлю матеріалів, продаж послуг, найм працівників або реагування на клієнтів. Розміщення цих завдань у серії організованих і взаємопов'язаних систем може принести користь компанії, впроваджуючи ефективність і порядок у робочий день і в кінцевому підсумку збільшуючи кінцевий результат. Системи роботи дозволяють виконувати повсякденні завдання скоординовано і забезпечувати базові рамки для виробництва послуг і продуктів.
Визначення системи
Система роботи є колективним зусиллям і призначена для того, щоб визначити конкретне завдання або мету, що вимагає виконання більш ніж однієї особи. Системи роботи включають технології, інформацію та бізнес-ресурси для створення послуг або продуктів для клієнтів як зовнішніх, так і внутрішніх. Особа або особи, які набирають інших для роботи в системі роботи, повинні спочатку визначити та організувати систему, яка дозволить досягти мети. Система повинна бути визначена для того, щоб дізнатися, які працівники та машини потрібні, що буде робити кожен і як система буде переходити від одного завдання до іншого для максимальної ефективності.
Типи систем роботи
Не існує жодного типу системи роботи, оскільки концепція системи роботи є оболонкою, яка може бути заповнена цілями та потребами організації. Приклади робочих систем включають інформаційну систему, ланцюжок постачання, послугу для співробітників або клієнтів та систему, яку покупець вводить при замовленні продукту від організації. Веб-сайти електронної комерції можуть також вважатися робочими системами, які виконують такі завдання, як маркетинг, обслуговування клієнтів або управління операціями.
Деякі системи роботи призначені для виконання завдання, а потім закінчуються, наприклад, спеціальний проект (конференція, збір даних) або продукт, який виробляється на певний час, а потім припиняється. Інші робочі системи можуть з'єднуватися між собою, щоб сформувати велику систему роботи, наприклад, систему роботи, яка виробляє продукт. Наприклад, виробничі виробничі системи (виробничі лінії) пов'язують систему роботи ланцюга постачання (закупівлі матеріалів), систему проектно-конструкторських робіт (інжиніринг) і систему роботи з упаковкою (виробляє готову продукцію).
Елементи системи
Всі робочі системи містять ряд елементів, що впливають на роботу системи. Елементи взаємозалежні і працюють разом для створення цілої системи. Ці елементи включають працівника, завдання, структуру організації, політику та керівні принципи організації та практики лідерства організації.
Працівник може бути працівником або контрактним працівником. Перед нами стоїть завдання, яке потрібно зробити, і як потрібно виконати завдання. Структура організації включає в себе окремих осіб, ролі в компанії і те, як ролі стосуються роботи, яку необхідно виконати. Політика організації включає угоди, правила та заяви, які диктують спосіб виконання роботи.Практики лідерства в організації контролюють і спрямовують виконання системи роботи і допомагають підтримувати фокус і мотивацію.
Основні рамки
Незважаючи на те, що системи роботи значно відрізняються між організаціями, існує основна структура компонентів, яка може бути використана для заповнення системи роботи. Ці компоненти включають учасників, діяльність та процеси, технології, інформацію або дані, фізичне середовище, стратегії процесу та кінцевий продукт. Компоненти каркаса переплітаються з елементами для створення системи роботи.
Перегляд систем роботи
Динаміка перегляду існуючої системи роботи може бути досягнута шляхом запровадження комплексу етапів роботи системи. Відомі як життєвий цикл роботи системи, ці фази описані як експлуатація та технічне обслуговування (поточні вдосконалення), ініціювання (нова система роботи), розробка (нові вимоги) та впровадження (встановлення, навчання, тестування). При використанні цих чотирьох фаз можуть відбуватися як заплановані, так і незаплановані перегляди і зміни. Заплановані зміни використовують всі чотири фази, а незаплановані або непередбачені зміни відбуваються через кожну фазу у вигляді адаптацій, експериментів і виправлень.
