Звіти про стан проекту контролюють документи для тих, хто намагається керувати проектом, незалежно від того, чи це робота для однієї особи або одна з участю сотень людей у різних місцях. Звіт про стан проекту служить коротким викладом прогресу проекту, його очікуваної дати завершення та тих заходів, які були вжиті з моменту складання останнього звіту про стан проекту. Вона допомагає менеджерам утримувати завдання на шляху та виявляти проблеми на ранній стадії, щоб створити значущі рішення.
Підсумок проекту
Звіт про стан проекту зазвичай починається з короткого опису важливих елементів проекту. Цей пункт або блок визначає назву проекту, дату звіту, хто відповідає за проект або його управлінський відділ, а також заяву про мету проекту. Він також може містити контактну інформацію, таку як телефонні номери або адреси електронної пошти ключових членів проектної групи. Цей розділ навряд чи значно зміниться під час виконання проекту і часто копіюється з одного звіту про стан до наступного, тільки дата оновлення.
Постачання
Розділ, що описує результати проекту, є ключовим для звіту про стан проекту. Цей розділ повинен перелічити результати та дати поточний статус одним або двома словами. Наприклад, ліст проекту для запуску продукту може мати такі результати, як друкована реклама, партія запуску постачальників, дисплей стенду виставки та створення цінового листа. Поруч з кожним результатом, менеджер проекту повинен написати такі речі, як "завершити" або "замовити" або "на принтері". Це служить підсумком проекту з більш детальними завданнями, переліченими в розділі часових шкал.
Терміни
Терміни завдань є елементом звіту про стан проекту, який часто отримує найбільшу увагу. Цей розділ повинен деталізувати роботу, яка була завершена після останнього звіту про стан проекту, яка робота має відбутися в наступному періоді та на дати, коли очікується, що завдання будуть завершені. Багато звітів про стан проектів представляють це у сітці з датами, вказаними для очікуваного завершення та фактичного завершення. Багато менеджерів проектів вибирають колірний код цього розділу з різними кольорами, що представляють завдання, що знаходяться за розкладом, достроково, відстають від графіка, завершуються або перебувають на утриманні.
Примітки, рекомендації та пояснення
У звіті про стан проекту також необхідно вказати будь-які червоні прапори, запити на зміни або виклики, з якими стикається проект. Це місце для переліку, де можуть знадобитися додаткові ресурси або де змінитимуться терміни поставки. У цьому розділі також можна повідомити, як несподівані події вплинули на проект, наприклад, проблеми з програмним забезпеченням, несвоєчасну доставку від постачальника або несправні поставки. Деякі менеджери проектів будуть відокремлювати цей розділ від звіту та перелічуватимуть його в окремий документ, який вони додають до звіту про стан проекту.
