Є багато причин написати бізнес-лист будь-якому з сотень іноземних консульств по всьому світу. Наприклад, ви можете звернутися з проханням про візову або проїзну інформацію, дізнатися про можливості зовнішньої торгівлі, провести дослідження зарубіжних справ, або написати рекомендаційний лист для студента, який виїжджає за кордон для стажування.
Вкажіть ім'я, назву та адресу особи, якій ви звертаєтеся до листа. У кожному іноземному консульстві є детальний веб-сайт, який містить каталоги персоналу, а також посилання на різні відділи, які можуть допомогти вам визначити особу, якій ви повинні звертатися до кореспонденції.
Дотримуйтесь традиційного бізнес-протоколу під час написання ділового листа до консульства. Використовуйте повне ім'я та посаду, адресу та консульську установу, відформатовані відповідно до міжнародної поштової системи країни. Кожна країна змінюється, тому дотримуйтесь директив, зазначених у розділі "зв'язатися з нами" веб-сайту консульства. Якщо ви надсилаєте лист у друкованому вигляді, укажіть дату у верхньому правому куті листа. Якщо ви надсилаєте електронну пошту, чітко вкажіть мету своєї кореспонденції в рядку теми.
Напишіть вступний лист, що містить пояснення того, ким ви є, звідки ви, чому ви пишете, і чи пишете ви від імені іншої особи чи себе. Якщо ви пишете від імені корпорації, урядової установи, міжнародної організації або навчального закладу, зверніть увагу на назву назви та вкажіть назву та повноваження.
Напишіть просте твердження, яке коротко, але коротко окреслює мету вашої кореспонденції. У перекладеному або інтерпретованому мові часто може бути подвійне значення, тому слід уникати сленгової термінології або розмовних термінів, які іноземний читач не може легко зрозуміти. Наприклад, фразу "Я хочу доторкнутися до вас" потрібно замінити на: "Я пишу, щоб запитати вас про …"
Обмежуйте свій лист до однієї теми і конкретизуйте результат, який ви бажаєте від листування.
Завершіть листа з відміткою про подяку та надайте подробиці про те, як ви можете досягти цього. Завжди вказуйте своє повне ім'я. Ніколи не фальсифікуйте або не вводьте в оману або потенційно загрозливі заяви у листі до іноземного консульства.
Проконсультуйтеся з місцевим поштовим відділенням щодо поштових вимог та очікуваного часу доставки. Якщо ви надаєте конверт із самостійною адресою, з печаткою, щоб забезпечити швидку відповідь на ваш лист, переконайтеся, що у вас є відповідна кількість поштових відправлень США на зворотному конверті.
Поради
-
Іноземні консульські сайти Сполучених Штатів написані англійською мовою, тоді як іноземні іноземні консульства, як правило, написані на рідній мові країни з посиланням на англійську версію.
