Кожен запит на пропозицію повинен містити супровідний лист, навіть якщо ставка містить резюме. Кожен з них має іншу мету, і вони працюють разом, щоб не тільки створити гарне враження, але й довести, що ви розумієте як клієнта, так і вимоги роботи. Однак, оскільки супровідний лист повинен показувати вам, що ви розумієте ключові вимоги клієнта, не ставши міні-пропозицією, деякі люди вважають, що це важче писати.
Встановіть правий тон
Ваші відносини з потенційним клієнтом, а іноді й інструкції в наборі пропозицій, визначають, чи повинен лист бути формальним чи особистим. До тих пір, поки ви чесні і щирі, персоналізовані листи, в яких ви комплімент і подякувати клієнтові часто є найбільш ефективними. Наприклад, включайте такі заяви, як «Я хочу скористатися цією можливістю, щоб подякувати вам за вашу допомогу», а «ваша допомога та керівництво виявилися безцінними» в тілі листа.
Формат і стиль
Використовуючи бланки та форма ділового листа, розділяйте лист на три розділи: вступ, тіло та короткий абзац. Використовуйте шрифт із зарубками, наприклад, Garamond, Georgia або Times New Roman, оскільки багато людей вважають, що шрифти із засічками легше читати. Обмежте супровідний лист на не більше однієї або двох сторінок.
Відкриття
Відкрийте супровідний лист із коротким, відповідним відкриттям, наприклад, "Додана пропозиція, яку я обіцяв вам" або "Мені сподобалося поговорити з вами про проект вашої пропозиції". Вимоги до керування RFP. Розкажіть читачеві, чи включає пропозиція будь-які вкладення, і якщо це так, коротко виділіть вміст і завершіть введення, вказавши тимчасові рамки, на які діє цінова пропозиція.
Тіло
Включіть будь-яку необхідну інформацію, наприклад, історію вашого бізнесу, кваліфікацію або посилання, на які може звернутися до ЗПП у тексті листа. Орієнтуйте решту листа на вирішення до чотирьох ключових потреб клієнтів. Наприклад, використовуйте пункти маркера, щоб підсумувати, як ваш продукт або послуга відповідатимуть найважливішим потребам клієнта. Потім розгорніть кожну точку маркера в інших параграфах.
Закрити
У заключному пункті обов'язково надайте повну інформацію про контактну особу, включаючи ім'я, назву, адресу, номер телефону, номер факсу та адресу електронної пошти. Включіть "наступний крок" або заклик до дії, наприклад, "Я зв'яжуся з вами пізніше цього тижня, щоб відповісти на будь-які Ваші запитання" або "Я зателефоную вам наступного тижня, щоб обговорити цю пропозицію". Ваше ім'я та назва.
