Формальне найменування листа списку пропозицій - це «супровідний лист із пропозицією». Цей тип листа повинен бути написаний лаконічно і не більше двох сторінок. Розробити запит на подання пропозицій для детального опису параметрів проекту, очікуваних результатів, графіків та етапів. Метою супровідного листа є врахування основних описів і вимог у резюме.
Елементи, які вам знадобляться
-
Програмне забезпечення для обробки текстів
-
RFT (необов'язково)
-
Посилання на веб-сайт для RFP, Application (необов'язково)
Відкрийте лист з коротким привітанням та оголосіть назву проекту пропозиції. Створіть заголовок "Опис" після відкриття вітання. Використовуйте цей заголовок для короткого опису завдання в трьох абзацах або менше, так, щоб він читав більше як зведення. Включіть номер проекту до проекту.
Створіть заголовок "Технічні характеристики". Використовуйте цю область для розробки вимог, таких як технічні специфікації щодо розміру, електричних потреб, розташування та іншої відповідної інформації, яку учасники торгів повинні знати, щоб надати точну оцінку.
Створіть рубрику "Кваліфікація". Використовуйте цей розділ для опису кваліфікації, необхідної для учасників торгів, таких як наявність мінімальної кількості років у бізнесі, конкретний тип (типи) ліцензії, необхідних для демонстрації відповідних страхових сум тип (и) страхування, які може вимагати робота. Державні преференції, надані підприємствам, які належать до меншин або жінок (якщо це застосовується), та будь-яким іншим обов'язковим юридичним мовою, до якого вимагаються ваші підприємства чи відомства, на всіх листах.
Позначте заголовок "Бюджет" для роботи (якщо це можливо). Введіть максимальну суму для проекту, щоб усі заявники знали про максимальну суму бюджету.
Зробіть заголовок "Постачання" і напишіть коротку заяву щодо очікуваних результатів роботи, які необхідно виконати. Поінформуйте потенційних клієнтів про те, що детальний виклад результатів буде включено до повної заявки на роботу.
Напишіть заголовок "Кінцевий термін", а під заголовком вкажіть потрібну дату завершення. Включіть розбивку дат етапу (якщо це можливо) або залиште деталі для пропуску.
Створіть заголовок "Зразки" (якщо це можливо) і вкажіть, яким чином учасники повинні подавати зразки попередньої роботи, наприклад, через електронні цифрові фотографії у форматі JPEG або GIF або як додаток разом із формальним додатком.
Створіть заголовок "Посилання" та вкажіть кількість необхідних посилань та тип контактної інформації, наприклад, ім'я, назву, номер телефону та адресу електронної пошти.
Вставте гіперпосилання на лист, щоб заявники мали посилання на офіційну онлайн-заявку та окрему гіперпосилання для ЗПП (якщо потрібно). Додайте посилання на свій веб-сайт і вкажіть RFP-заявку на своєму веб-сайті, яка може бути відформатована як PDF для заявників для завантаження на свій комп'ютер.
Поради
-
Вкажіть дату сесії запитань і відповідей для великої бюджетної роботи, а також мінімізуйте кількість телефонних повідомлень та електронних листів, які ви можете отримати, щоб одночасно відповісти на запитання. Включіть ім'я контакту та вкажіть, чи повинні учасники користуватися телефоном або електронною поштою, щоб подавати додаткові запитання.
