Листи - це найкращий спосіб забезпечити, щоб співробітники або клієнти отримували повідомлення про зміну політики. Люди, як правило, ігнорують знаки та повідомлення електронної пошти, тому що вони бомбардуються так багато оголошень і повідомлень електронної пошти кожен день. Листи, з іншого боку, важче ігнорувати, оскільки вони пов'язані з формальністю і важливими повідомленнями. Листи повідомлень прості у написанні та дуже ефективні.
Вставте фірмовий бланк у принтер. Більшість компаній мають політику, що офіційні комунікації повинні бути на бланку, оскільки це допомагає передати ідею послідовності та авторитету.
Відкрийте лист, ввівши дату. Якщо лист йде до особи, введіть ім'я та адресу одержувача. Якщо лист буде частиною масової розсилки подібних повідомлень, не вписуйте ім'я або використовуйте функцію злиття на вашій програмі обробки текстів, щоб вставити імена.
Почніть лист, набравши "Шановний містер / господа. (Ім'я)", за яким слідує двокрапка, або для більш загальної розсилки "Шановний поважний клієнт" або подібного приємного.
Почніть лист, коротко пояснюючи ситуацію. Якщо ви пишете, щоб дати погані новини, як у повідомленні про прострочені книги або прострочені векселі, поясніть, за що йшлося і як пізно. Якщо ви пишете, щоб повідомити клієнтів про зміни в політиці, поясніть проблему, яка створила необхідність зміни політики.
Поясніть повідомлення чітко і лаконічно, щоб одержувач не пропустив повідомлення. Надайте відповідні дати, коли політика набуде чинності.
Надайте інформацію про дію, наприклад, будь-які терміни або процедури, яких має дотримуватися одержувач листа. Надайте контактну інформацію, якщо у вас є запитання.
Закрийте лист, дякуючи працівнику або клієнту за його увагу, і введіть своє ім'я. Увійдіть у простір над своїм ім'ям.
Поради
-
Тримайте лист коротким і фактичним. Якщо ви вибачаєтесь надто багато, клієнти або працівники можуть інтерпретувати це як ознаку того, що вони можуть сперечатися з повідомленням або зміною політики.
