Існує ряд характеристик ефективного написання бізнес-звітів. Наприклад, менеджери повинні заздалегідь скласти свої звіти, щоб вони містили всю необхідну інформацію. Крім того, менеджери повинні пояснити спеціальні терміни або слова, які знаходяться поза бази знань типового читача. Проте п'ять ключових характеристик, як правило, підкреслюють найбільш ефективні бізнес-звіти.
Повнота
Звіти повинні бути повними в тому, що вони намагаються передати. Найкращий спосіб забезпечити повне написання звіту - переконатися, що ви охоплюєте всі ваші цілі. Наприклад, метою звіту про маркетингові дослідження може бути визначення рівня задоволеності клієнтів продуктами, цінами та обслуговуванням клієнтів. Крім того, ваша мета може включати виявлення того, чому деякі клієнти перестали купувати ваші продукти або послуги. Структура типового бізнес-звіту включає в себе вступ, текст і висновок. Ви також повинні включити резюме для керівників або колег, які мають лише час для сканування результатів вашого звіту. Використовуйте пункти маркерів у своєму резюме, і виділіть лише найважливіші моменти або висновки.
Точність
Ваші звіти повинні завжди бути точними, коли вказуються факти чи цифри. Наприклад, менеджери з маркетингу, можливо, захочуть передати фінансову інформацію у свої звіти. Фінансовий менеджер може надавати менеджеру з маркетингових досліджень щоквартальні показники продажів і прибутку протягом двох різних років. Менеджер з маркетингових досліджень повинен точно повідомити про ці продажі та прибутки, включивши їх у звіт. Аналогічним чином, вам доведеться створити резервні копії деяких заяв із посиланнями. Таким чином, ви повинні переконатися, що ви повністю розумієте заяви інших авторів, перш ніж робити будь-які посилання на них.
Використання простої мови
Повідомлення у вашому звіті повинно бути простим, повідомляє сайт Підприємець. Ви повинні писати свої доповіді так, ніби ви звертаєтеся до тих, хто має вищу освіту. Використовуйте прості слова та пояснення абстрактних ідей або тем. Менеджер також повинен уникати використання технічних термінів при зверненні до членів аудиторії поза межами її області. Наприклад, професії з маркетингових досліджень повинні використовувати слова, такі як "множинне вибір" і "заповнити порожній" замість термінів маркетингових досліджень "відкритий" і "закритий" відповідно. Крім того, тримайте речення короткими і доречними.
Правильне написання, пунктуація і час дієслова
Просто немає виправдання для відправки звітів з орфографічними або граматичними помилками. Завжди запускайте звіти через перевірку правопису на вашому комп'ютері. Попросіть когось перевірити ваш звіт за можливі граматичні помилки або використання неправильних дієслів. Переконайтеся, що у відповідних місцях усіх звітів містяться коми, періоди, знаки запитання та знаки оклику.
Використовуйте активний голос
Активний голос дозволяє писати з повноваженнями у своїх звітах, на відміну від пасивного голосу. Використовуйте слова або фрази, такі як виконані, керовані та обстежені, а не їхні пасивні аналоги: виконання, керування та обстеження. Використовуйте слова, які закінчуються в "ed", оскільки вони представляють більш активний голос.
