Якщо ви є власником підприємства, важливо зберігати оновлений перелік своїх запасів. Інвентаризаційні позиції вважаються діловими активами і повинні бути зазначені як такі у фінансових документах. Вам також потрібна ця інформація, щоб точно обчислити, скільки страхування потрібно у випадку крадіжки, пожежі, повені або іншого інциденту, який може вплинути на ваш інвентар. Якщо виникне інцидент, ваш інвентарний список допоможе вам при подачі страхового відшкодування.
Елементи, які вам знадобляться
-
Комп'ютер
-
Програмне забезпечення
Вирішіть, який тип комп'ютерного програмного забезпечення потрібно використовувати для запису та оновлення своїх запасів. Багато компаній використовують електронну таблицю Excel для переліку своїх товарів.
Введіть таку інформацію, як опис кожного елемента; кількості предметів; серійні номери на обладнанні; ім'я виробника; ціна покупки; і дату придбання. Кожен вид бізнесу буде включати різні речі. Адвокатське бюро може мати тільки офісне обладнання; будівельна компанія могла мати бульдозери, вантажівки, причепи та інструменти; в продуктовому магазині можуть бути касові апарати, стелажі, холодильники, морозильні камери та продукти, які вони продають. Великий магазин або компанія може потребувати щоденну інвентаризацію товарів; невеликий офіс може лише потребувати інвентаризації обладнання раз на рік. Не потрібно все інвентаризувати. Канцтовари, такі як папір, ручки та скріпки для паперу, не повинні бути інвентаризовані (якщо у вас немає магазину офісних товарів). Як правило, ви повинні інвентаризувати все, що ви включили б у страховий звіт.
Включіть скановані копії квитанцій з оригінальної покупки в записи комп'ютера.
Включіть скановані або цифрові копії фотографій вашого інвентарю до записів комп'ютера. Наприклад, сфотографуйте комп'ютери, копіювальні апарати, автомобілі, вантажівки, ювелірні вироби (якщо у вас є ювелірний магазин), техніку тощо.
Збережіть записи комп'ютера в безпечному місці, де потрібний пароль для доступу. Надайте пароль лише тим, кому ви довіряєте.
Переконайтеся, що кількість копій вашого інвентарю зберігається в безпечному місці. Надайте електронну копію свого інвентарю своєму юристу, бухгалтерові та страховому агенту.
Розглянемо можливість отримати сейф у своєму банку, де можна зберігати друковані та електронні копії вашого інвентарю.
