Система нарахування заробітної плати є засобом, за допомогою якого ви обробляєте вашу заробітну плату, щоб задовольнити необхідні федеральні та державні вимоги. Зокрема, Департамент праці США вимагає від працівників компенсації правильно та вчасно; Служба внутрішніх податків вимагає утримання федерального податку на заробітну плату; Державний департамент праці вимагає від вас застосовувати державне трудове законодавство, а державне податкове агентство вимагає утримання державного податку на заробітну плату. При розробці системи нарахування заробітної плати оберіть той, який найкраще відповідає вашим потребам.
Оцініть свої вимоги щодо заробітної плати, щоб визначити відповідну систему. Ручна система вимагає обробки заробітної плати вручну. Він має підвищений ризик помилок, тому використовуйте його, лише якщо у вас є мало працівників. Внутрішня комп'ютеризована система вимагає обробки за допомогою програмного забезпечення заробітної плати. Використовуйте його для спрощення обробки платежів. Зовнішня система вимагає виконання зобов'язань з аутсорсингу заробітної плати у постачальника послуг заробітної плати. Використовуйте його, якщо ви хочете усунути або значно зменшити ваші завдання на обробку заробітної плати.
Створіть ручну систему, якщо ви виберете таку. Купуйте стандартні аркуші часу в магазині офісних товарів або створюйте їх за допомогою програми електронних таблиць або офісних пакетів. Придбайте чисті перевірки заробітної плати в магазині офісних товарів або скористайтеся банківськими чеками. Використовуйте друкарську машинку для друку заробітної плати або написання їх руками.
Ця система вимагає ручного розрахунку заробітної плати та відрахувань. Будьте в курсі федерального утримання, податки податків та законів про податкові депозити через IRS Циркуляр E. Зв'яжіться зі своїм державним агентством доходів для державних податкових настанов. Потрійний контроль заробітної плати перед видачею зарплати. Подайте копії звітів із заробітної плати в конфіденційну область.
Зробіть внутрішню комп'ютеризовану систему, якщо вона є такою, яку ви обираєте. Придбайте програмне забезпечення, яке найкраще відповідає вашим потребам. Малі підприємства, наприклад, можуть використовувати QuickBooks, середні компанії можуть використовувати Ultimate Software, а великі компанії можуть перейти з Mangrove. Ви можете мати погодинних працівників штамп часу регулярні, але комп'ютеризована система годинник, таких як Kronos, є більш ефективним, оскільки він дозволяє імпортувати час в програмне забезпечення заробітної плати. Програмне забезпечення обчислює заробітну плату і відрахування, дозволяє здійснювати прямий депозит, роздруковує зарплати і заробітну плату, має вбудовані в систему федеральні та державні податкові таблиці, а також зберігає та друкує звіти про заробітну плату.
Зробіть зовнішню систему, якщо ви виберете цей маршрут. Більшість постачальників послуг з розрахунку заробітної плати вимагають завантажувати години оплати заробітної плати через Інтернет або надсилати їх факсом або електронною поштою. Постачальник обробляє вашу заробітну плату і надсилає вам зарплати та звіти про нарахування заробітної плати кожним днем оплати. Деякі компанії дозволяють отримати доступ до системи в режимі он-лайн, що дозволяє друкувати звіти та зарплати на свій лазерний принтер.
При створенні цієї системи провайдер повинен підписати взаємно узгоджений договір, який детально описує його послуги, і надасть вам перелік його цін. Для прямих депозитних операцій надайте постачальнику свій банківський рахунок і номер маршрутизації. Якщо постачальник буде обробляти Ваші справи з питань оподаткування та пільг, Ви повинні підписати документ про доручення, що дає йому дозвіл.
Поради
-
Ви можете стягувати плату за податкові помилки для податкових помилок третьої сторони. Отже, завжди перевіряйте роботу постачальника послуг нарахування заробітної плати. Створіть блок-схему для системи оплати праці. Графік показує завдання, пов'язані з обробкою вашої заробітної плати від початку до кінця на основі обраної системи.
