За даними онлайн-лабораторії написання університету Purdue (OWL), записки написані для висвітлення або вирішення проблем. Школа бізнесу університету Північного Кентуккі заявляє, що доповіді повинні повідомляти багато інформації в обмеженому просторі. Спосіб форматування записки залежить від компанії, мети записки та одержувачів нагадування. Внутрішні записки персоналу можуть надавати інформацію, аналіз та висновки, інформацію про робочі години або інструкції для належного використання обладнання.
Елементи, які вам знадобляться
-
Папір
-
Перо та олівці
Дізнайтеся про основну мету і формат записки. Зауваження, як правило, є внутрішніми документами, що використовуються для повідомлення персоналу. Цілі можуть включати нагадування про політику, запити про дії, повідомлення про зміну або надання офіційного повідомлення. Формат пам'ятки містить заголовок, вступ, текст, підсумок і закриття. Додатки зазначені внизу документа.
Визначте мету вашої пам'ятки і які, якщо такі є, будуть включені. Визначте одержувачів пам'ятки. Часто керівники та менеджери отримують копії записок, і може виникнути потреба включити копію до файлу. Визначте, що буде сказано в пам'ятці, і складіть приблизний проект. Перевірте політику компанії щодо використання бланку, що затверджено для записок.
Заповніть заголовок, починаючи з "Дата". Вкажіть імена та назви основних одержувачів у розділі "До". Це може бути одна або більше осіб, або вона може вказувати групу людей, наприклад, всіх менеджерів облікових записів. Вкажіть у розділі "cc" імена та назви тих, хто отримає копії записки. Вкажіть у розділі «Від» назву та назву особи, яка надіслала записку. Включіть до розділу «Тема» короткий заголовок, що описує мету записки.
Включіть вступний абзац, в якому пояснюється мета меморандуму, надає фон для цілей і дає огляд того, що буде слідувати в наступних пунктах. Включіть сповіщення для читачів, якщо пам'ятка містить політику чи іншу критичну інформацію.
Включіть інформацію в тілі або основний текст записки, що розширює вступ і огляд. Наприклад, надайте передумови до зміни політики. Відокремлювати та упорядковувати абзаци відповідно до змісту. Використовуйте короткі абзаци протягом усього записки. Цей розділ може складатися з одного або двох абзаців або декількох сторінок, залежно від мети записки.
Вставте резюме та закрийте. Підсумок не може бути необхідним для односторонніх записок, але може бути корисним з довгими документами, що містять складну інформацію або інструкції. Закрийте, подякувавши читачеві та пропонуючи свою допомогу у відповідях на запитання або пояснюючи зміст записки. За відсутності резюме, включіть короткий резюме у пункті закриття. Інформувати читачів, якщо вміст пам'ятки є конфіденційним.
Зверніть увагу в кінці записки на список вкладених файлів, згаданих у записці. Використовуйте слова "Прикріплені" або "Закриті" для позначення списку вкладень. Не включайте вкладені файли, на які немає посилання в записці.
Підпишіть записку. Записувачі пам'яті зазвичай починають або підписують нотатки в розділі заголовка, поруч із записом «Від». У офіційному записці може знадобитися повний підпис і дата в кінці документа.
Поради
-
Переглядайте копії записок компанії, щоб дізнатися стиль та форматування. Запитайте, чи потрібне схвалення для надсилання записки.Перевірте всі фактичні відомості, перш ніж включити їх у пам'ятку. Попросіть когось вичистити вашу нотатку.
