Зв'язок усередині організації є критичним. Чим більше співробітників та співробітників, тим більше довіри вони відчуватимуть до свого роботодавця. Дослідження показують, що працівники віддають перевагу особистої взаємодії зі своїм начальством, але часові обмеження та розмір організації не завжди дозволяють такий підхід. Пам'ятки компаній - це ще один спосіб передачі важливої інформації внутрішній аудиторії організації. Менш формальні, ніж ділові листи, вони можуть оголошувати нові політики або організаційні зміни, надавати запитану інформацію або служити в якості оновлення проекту. Навчитися писати записку компанії, яка надає інформацію, необхідна співробітникам, допоможе зміцнити «владу в компанії».
Елементи, які вам знадобляться
-
Цифрове зображення логотипу компанії
-
Програмне забезпечення для настільного друку
-
Принтер
-
Папір
Вставте логотип компанії як зображення у верхній частині сторінки.
Створіть назву, яка читає (усіма великими літерами) “MEMO”, “MEMORANDUM” або “INTEROFFICE CORRESPONDENCE”. Це може бути вирівняно у верхній частині або вирівняно з лівим краєм.
Після назви вставте рядок, а потім слова "TO:," "FROM:", "DATE:" і "SUBJECT:" (ви також можете замінити "RE:" замість "SUBJECT:") за допомогою відповідні відомості, які слідують за твердим поверненням. Композиція може змінюватися. Кожен елемент може мати свій власний рядок для всього чотирьох рядків, або можна розділити на дві колонки: першу, що містить "TO:" і "FROM:", а другу з "DATE:" і "SUBJECT". включайте внутрішню адресу або вітання («Шановні…»).
Запустіть тіло нагадування на другому або третьому рядку під заголовком. Якщо Ваша пам'ятка є звичайним повідомленням, відкрийте її безпосередньо. Пам'ятки, які породжують погані новини, повинні відкриватися нейтральною заявою, тісно пов'язаною з темою записки, відомою в діловому спілкуванні як буфер, щоб підготувати читачів до негативної інформації. Залежно від новин, ви можете вибрати одну з декількох стратегій для цього відкриття. Будьте впевнені, що він щирий, актуальний, чесний і короткий.
Використовуйте решту вашого простору, щоб надати важливі деталі. Тон повинен бути розмовним. Використовуйте підзаголовки, щоб полегшити читання довших записок. Ви також можете включити таблиці, графіки або інші візуальні ефекти. Письменники, які прагнуть переконати свою аудиторію, повинні включати, як / чому ця інформація принесе користь особисто або співробітникам в цілому.
Кінець на позитивній, дружній ноті. Не включайте безкоштовний закриття або підпис.
Надрукуйте нагадування та початкове повідомлення на своє ім'я у верхній частині або підготуйте записку, яка буде надіслана електронною поштою (ви можете втратити частину форматування, відправивши її в електронному вигляді). Якщо записка буде надіслана кільком одержувачам, може бути дешевше друкувати одну копію, починати її і потім робити фотокопії.
Розподілити. Її можна доставити вручну, надіслати електронною поштою, відправити через поштове відділення або відправити поштою через поштове відділення.
Поради
-
Використовуйте формат блоку (без відступу) з рядком простору між кожним абзацом. Зосередьтеся на одній темі. Спробуйте зберегти пам'ятку на двох сторінках. Пам'ятки слід використовувати лише серед вашої внутрішньої аудиторії. Не надсилайте пам'ятку людям поза вашою компанією. Замість цього напишіть лист. Якщо ви звертаєтеся до записки певним особам, а не цілому відділу або персоналу в цілому, алфавітніть ваш список одержувачів, якщо немає людей на певних посадах, яким має бути надано більш помітне розміщення.
