Знаючи, коли писати офіційний діловий лист у порівнянні з електронною поштою, можна легко передати людям, які зручно передавати повідомлення в різних форматах; однак при виборі середовища необхідно враховувати декілька факторів. Такі фактори, як доцільність, формальність, конфіденційність і навіть ранг або статус адресата, повинні враховуватися при прийнятті рішення про написання.
Основна різниця
Перше, що відрізняє діловий лист від ділової пошти, це те, що лист, як правило, вважається твердим, а бізнес-пошта - м'якою копією - електронним повідомленням. Після складання ділового листа ви роздруковуєте його, запечатуєте його в конверті, накладаєте поштові витрати та використовуєте такі послуги, як поштова служба США або компанія, що здійснює доставку, щоб надіслати листа одержувачу. Бізнес-пошта, з іншого боку, також складається зазвичай за допомогою комп'ютера або електронних засобів, але вона електронно надсилається одержувачу протягом декількох секунд.
Терміни поставки
Найближчим часом діловий лист, як правило, прибуде на наступний день після того, як ви надішлете його поштою або службою доставки, наприклад FedEx. Якщо вам потрібен лист, щоб приїхати раніше, ви можете найняти кур'єра на доставку в той же день. Ви оплачуєте будь-яку вартість - або поштову марку, або плату за доставку. Якщо ви хочете, щоб термінове повідомлення прибуло негайно, найкращим варіантом є надіслати ділову електронну пошту. Брандмауер - це лише невелика перешкода, яка може затримати доставку, але навіть тоді затримка практично несуттєва.
Зміст ділового спілкування
Якщо ви пишете офіційне повідомлення, ймовірно, ви хочете передати своє повідомлення у діловому листі. Наприклад, якщо ви пишете про договірну проблему, доцільно мати друковану копію вашої кореспонденції. Недолік цього полягає в тому, що аркуші паперу можуть бути втрачені, а ділова електронна пошта може залишатися в електронній папці назавжди. Бізнес-пошта може передавати одне і те ж повідомлення, але якщо це серйозне питання, електронна пошта часто вважається менш формальною, ніж діловий лист. Якщо для спілкування потрібна підпис чорнила, ви, очевидно, не можете підписати ділову електронну пошту чорнилом. Проте, ви можете надіслати електронний або цифровий підпис до повідомлення електронної пошти.
Лист проти електронної пошти формату
За даними Центру письменства університету Північного Мічигану, часто використовуваним форматом для ділових листів є стиль блоку. Кожен розділ листа знаходиться на одному рівні з лівим полем у традиційному стилі блоку. Модифікований блок позиціонує закриваюче привітання і підпис у нижній середній частині листа; Формат напівблоку означає, що абзаци мають відступ. Якщо ви пишете ділову електронну пошту, можна просто скопіювати традиційний формат блоку, набравши привітання, тіло та закриття вікна з лівим полем, оскільки, якщо ви переходите до відступів абзаців і закриття привітання, формат може виглядати дивно, залежно на розмірі монітора або екрану, з якого одержувач читає повідомлення.
Підтримання конфіденційності
Ви можете використовувати водяний знак на друкованому листі, щоб вказати "Конфіденційно", або ви можете позначити ділову електронну пошту Конфіденційно натисканням однієї з опцій програми електронної пошти. Ні бізнес-лист, ні електронна пошта не можуть гарантувати абсолютну конфіденційність, оскільки одержувач може фотокопіювати лист або просто пересилати електронний лист тому, хто не був ознайомлений з первинним повідомленням. В обох випадках ви повинні покладатися на цілісність одержувача для збереження конфіденційності вашої кореспонденції.
Статус може зробити різницю
Керівник, який пише безпосередній звіт, може використовувати електронну пошту для передачі неформального повідомлення, наприклад, повідомлення про те, що вона не буде працювати в офісі. Вона не повинна надавати своїм співробітникам офіційний лист для такої звичайної кореспонденції. З іншого боку, якщо вона повідомляє про політичну директиву або видає похвалу або дисциплінарні заходи, то це може бути кращим форматом, і це, якщо компанія веде паперові записи. У випадку безпаперових офісів, електронна пошта для бізнесу є необхідною формою спілкування, незалежно від предмету. В іншому випадку, якщо безпосередній звіт надсилає її керівнику, щоб подати заяву про її відставку, діловий лист, що надається вручну, відкриває двері для короткої розмови (за бажанням) про причини відставки, оскільки у листі не може бути таких деталей.
